Cursul 10

Tema 6: Organizarea observației primare. Documentație

Număr de ore: 2

Ţintă: Definiți documentația ca metodă de monitorizare primară a tranzacțiilor comerciale, detaliile documentelor; oferi o clasificare a documentelor; dezvăluie procedura de întocmire și stocare a documentelor

Plan:

1. Documentele, scopul lor în contabilitate. Detalii document.

2. Clasificarea documentelor.

1. Documentele, scopul lor în contabilitate. Detalii document

Documentarea este o metodă de observare primară a tranzacțiilor comerciale și de fundamentare a înregistrărilor contabile cu documente relevante. Nicio tranzacție nu poate fi reflectată în contabilitate fără confirmarea acesteia prin documente relevante. Pentru înregistrare vor fi acceptate doar documentele executate corespunzător. Toate înregistrările contabile se fac pe baza documentelor primare. Formele unificate ale documentelor primare sunt aprobate prin Rezoluția Comitetului de Stat pentru Statistică al Federației Ruse. Pe lângă formularele unificate care sunt obligatorii pentru utilizare, organizațiile își pot dezvolta propriile documente, a căror utilizare este consacrată în ordinul privind politicile contabile.

document contabil - este o adeverință scrisă a comisionului efectiv sau a dreptului de a efectua tranzacții comerciale sau stabilește responsabilitatea financiară a angajaților pentru valorile care le sunt încredințate, ceea ce dă forță legală datelor contabile. Cuvântul „document” provine din latinescul „documentum” - dovezi scrise, dovezi. Documentele sunt de mare importanță. Aceasta este baza și baza contabilității. Documentele contabile sunt deosebit de importante într-o întreprindere. Acestea asigură fiabilitatea și acuratețea datelor contabile, reprezintă principala sursă de informații despre activitățile întreprinderii și principalul tip de control asupra activităților sale economice. Prezența documentelor este, de asemenea, o condiție necesară pentru siguranța proprietății. Documentele sunt folosite ca probe în soluționarea litigiilor de afaceri, inclusiv. și în autoritățile judiciare, în timpul examinărilor și auditurilor contabile criminalistice.

Toate faptele vieții economice trebuie susținute de documente contabile primare.

Detalii obligatorii documentele contabile primare sunt:

ü denumirea documentului

ü data întocmirii documentului

ü denumirea entității economice care a întocmit documentul

ü valoarea de măsurare naturală și (sau) monetară a unui fapt al vieții economice, indicând unitățile de măsură

ü denumirea funcției persoanei (persoanelor) care au finalizat tranzacția, operațiunea și persoana (persoanele) responsabile cu executarea acesteia sau numele funcției persoanei (persoanelor) responsabile de executarea evenimentului realizat

ü semnăturile persoanelor care indică numele și parafa acestora sau alte detalii necesare identificării acestor persoane

Compania poate dezvolta documente primare în mod independent sau poate utiliza formulare unificate care sunt aprobate prin rezoluția Comitetului de Stat pentru Statistică al Federației Ruse. Cele mai multe forme de documente contabile primare conținute în albumele formelor unificate ale documentației contabile primare nu sunt obligatorii pentru utilizare.

În același timp, formularele de documente care nu pot fi modificate continuă să fie obligatorii pentru utilizare.

Acestea sunt documentele de numerar:

• comenzi de numerar primite și ieșite (formulare nr. KO-1 și KO-2)
• carte de casă (formular nr. KO-4)
• cartea de contabilitate a fondurilor acceptate si emise de casier (formular nr. KO-5)
• extrase de decontare si plata (formulare nr. T-49 si T-53)

Acestea sunt documentele pentru plăți fără numerar:

• ordine de plată
• acreditive
• comenzi în numerar

Acestea sunt documentele necesare la inregistrarea muncii si plata acesteia.

• card personal de angajat (formular T-2)

Acestea sunt documentele necesare pentru transportul mărfurilor: forma unui conosament.

Toate documentele primare utilizate în organizație trebuie să fie aprobate printr-o anexă la politica contabilă. Se pot face modificări la primar. Cu toate acestea, documentele de numerar nu pot fi corectate.

Fluxul documentelor– aceasta este calea pe care o parcurge un document din momentul întocmirii și până la livrarea în arhivă.

Clasificarea documentelor

Pentru a le procesa în mod competent și a le utiliza eficient, documentele ar trebui clasificate. Clasificarea documentelor se bazează pe mai multe criterii: loc redactare, cale redactare, numit eu, mod de acoperire operațiuni, ordinea reflecției ele conțin informații despre conţinut tranzacții de afaceri.

După locul de compilare documentele sunt împărțite în internȘi extern. Interne (facturi, facturi, ordine de numerar etc.) sunt emise la aceasta intreprindere. Documentele externe (extrase bancare, facturi si facturi de la furnizor etc.) provin de la alte intreprinderi.

După metoda de compilare Acestea sunt împărțite în documente manuale și documente generate de computer.

După scop sunt documente executiv, administrator nymi, bum. emis tu si combinate nym. Administrativ conțin o comandă, permisiunea de a efectua o piesă. (ordonanțe de angajare și concediere, ordine de plată, ordine, împuterniciri). În executiv Sunt reflectate informații (exculpatorii) despre tranzacție (deconturi de plată a salariilor, acte de anulare a materialelor etc.). Documentație buh. înregistrare creat de departamentul de contabilitate pentru întocmirea evidențelor contabile (diverse calcule, certificate de calcul a indemnizațiilor pentru invaliditate temporară, evidențe de distribuire a materialelor etc.). Cel mai adesea, în practică, sunt utilizate documente care combină caracteristicile documentelor administrative și executive. Sunt chemați combinate(cerere de primire materiale, comandă cash, carduri limită etc.).

După modul de utilizare sau acoperire a gospodăriilor. operațiuni documentele pot fi o dată mi sau cumulativ mi. Cele mai multe documente (PKO și RKO, acte etc.) sunt considerate documente unice sunt utilizate o singură dată pentru înregistrarea inițială a gospodăriilor din acestea; operațiuni. Documentele cumulate înregistrează operațiuni care se repetă sistematic (de exemplu, carduri cu limită) pe o anumită perioadă de timp (zece zile, luni). Cu ajutorul lor, numărul de documente pentru evidențele contabile omogene este redus, cu toate acestea, utilizarea lor este posibilă numai atunci când nu este necesară înregistrarea zilnică a tranzacțiilor în contabilitate. În ordinea înregistrării tranzacţiilor documentele sunt împărțite în primar ed şi proxenet s. De exemplu, un raport privind utilizarea fondurilor pentru călătorii de afaceri sau pentru raportare este un document rezumat. Se întocmește pe baza celor primare (chitanță de hotel, bilete de călătorie etc.).

În funcție de conținutul tranzacțiilor comerciale documentele sunt împărțite în material e, monetar ed şi aşezare s. Documentele materiale reflectă mișcarea mijloacelor și obiectelor de muncă. De exemplu, acte de acceptare și transfer de mijloace fixe, facturi pentru primirea valorilor etc. Cu ajutorul documentelor bănești se iau în considerare tranzacțiile în numerar și bancare privind mișcarea banilor.

Documentele de plată (ordine de plată, verificări de decontare, rapoarte de avans, extrase de plată) reflectă decontările companiei cu persoane juridice și persoane fizice.

Întrebări pentru autocontrol:

1. Definiți „documentație”, un document contabil

2. Enumerați detaliile necesare ale documentului contabil primar

3. Numiți tipurile de caracteristici de clasificare a documentelor

4. Ce este fluxul de documente în contabilitate și contabilitate fiscală

1. Codul Fiscal al Federației Ruse, partea întâi din 31 iulie 1998 nr. 146-FZ, partea a doua din 5 august 2000 nr. 117-FZ.

2. Reglementări privind contabilitatea și raportarea financiară, aprobate. prin ordin al Ministerului de Finanțe al Rusiei din 29 iulie 1998 nr. 34n. (ed. din 24 decembrie 2010).

3. La aprobarea „Listei documentelor standard de arhivă de management generate în procesul activităților organelor de stat, administrațiilor locale și organizațiilor, indicând perioadele de păstrare: Ordinul Ministerului Culturii al Rusiei din 25 august 2010 nr. 558 (ca modificat la 02/04/2015)

4. Fluxul documentelor în contabilitate și contabilitate fiscală / Editat de G.Yu. Kasyanova (ed. a XIV-a, revizuită și completată). – M.: ABAC, 2014.- 800 p.

Cursul 11

Tema 6: Organizarea observației primare. Procedura de intocmire si prelucrare a documentelor

Număr de ore: 2

Ţintă: Dezvăluie procedura de compilare, procesare și stocare a documentelor

Plan:

3. Procedura de intocmire si prelucrare a documentelor.

4. Procedura și termenele de păstrare a documentelor contabile

Procedura de intocmire si prelucrare a documentelor

Există cerințe speciale pentru pregătirea documentelor. Cel mai important dintre ele este actualitateaînregistrare Documentele primare trebuie întocmite în momentul tranzacției sau imediat după finalizarea acesteia. Acuratețe, claritateȘi completitudine conținutul operațiunii – sunt necesare și la întocmirea documentelor. Documentele trebuie completate clar, îngrijit și lizibil.

Documentele intocmite in diferite unitati de afaceri (in ateliere, depozite, compartimente de vanzari etc.) dupa efectuarea tranzactiilor comerciale reflectate in acestea se transfera compartimentului de contabilitate in modul si in termenul stabilit de contabilul-sef. Documentele acceptate sunt supuse procesării, al cărei scop este pregătirea documentelor pentru înscrieri ulterioare în registrele contabile sintetice și raportări. Prelucrarea documentelor constă în verificare, stabilire a prețurilor (impozitare), grupare și repartizare a conturilor.

Examinare trebuie efectuate din punct de vedere al legalității tranzacțiilor, al respectării cerințelor pentru executarea corectă a acestora și al exactității calculelor aritmetice. Pe baza acestui fapt, verificarea are loc: in esenta, oficial Oh si aritmetic cheskaya

1) Verificați documente in esenta constă în stabilirea legalității și fezabilității economice a operațiunii formalizate prin prezentul document, respectarea standardelor și prețurilor. De exemplu, conform legislației actuale, suma plății în numerar nu trebuie să depășească 100.000 de ruble. în cadrul unui singur acord între persoane juridice și întreprinzători individuali.

Dacă un PKO este detectat într-o cantitate care depășește această limită, această operațiune este identificată ca fiind ilegală.

2) Formal verificarea stabilește caracterul complet și corectitudinea completării tuturor detaliilor documentului, precum și autenticitatea semnăturilor funcționarilor. Dacă inspecția dezvăluie falsificare de documente, semnături false, abuzuri, atunci astfel de documente sunt reținute și transferate contabilului șef pentru examinare și luare a măsurilor corespunzătoare.

3) Aritmetica verificarea constă în verificarea corectitudinii tuturor calculelor aritmetice cuprinse în document. Nu sunt verificate doar documentele interne, ci și documentele primite de la o altă întreprindere sau instituție. Dacă se detectează o eroare în documentele „alți oameni”, de exemplu cele ale unei firme furnizori, se întocmește o adeverință contabilă în care se fac calculele corecte și se transmite un mesaj scris despre eroarea identificată către firma furnizor.

La documentul în care s-a constatat eroarea se anexează certificatul de calcul, pentru reflectarea în continuare a înregistrărilor corecte în contabilitate. Excepție fac erorile găsite în extrasul de cont (debit sau creditare nerezonabilă de bani). În contabilitate, societatea arată aceste sume eronate, dar le atribuie la decontarea daunelor, pe care banca le notifică.

Preț (taxă) documente consta in introducerea pretului si a sumei in coloanele corespunzatoare, i.e. în evaluarea monetară a indicatorilor naturali ai unei operațiuni de afaceri. Acestea sunt, de regulă, documente de depozit în care sunt puse pe plan local doar contoare cantitative, naturale (facturi, cerințe, carduri de limită etc.). Documentele în care unul dintre detaliile necesare este un contor monetar (PKO, RKO etc.) nu fac obiectul prețului.

Gruparea documentele constă în combinarea documentelor primare cu conținut similar în grupuri și înregistrarea lor în foi de grupare pentru a determina totalul total pentru fiecare grup. Acest lucru vă permite să reduceți numărul de înregistrări în registrele contabile. De exemplu, declarațiile de primire a produselor finite.

Alocarea contului documente constă în întocmirea înregistrărilor contabile, i.e. indicarea conturilor corespunzatoare pe care se reflecta tranzactia executata prin document.

Afișările se pot face fie pe forma documentului propriu-zis, fie în alt mod. Pe formularele documentelor individuale (PKO, RKO, raport în avans etc.) sunt prevăzute coloane speciale pentru aceasta. În plus, puteți utiliza ordinele memoriale sau puteți face o înregistrare în jurnalul de afaceri. Fiabilitatea indicatorilor contabili depinde de înregistrările contabile corect compilate, iar oportunitatea și calitatea contabilității depind și de sistemul corect de flux de documente.

2. Reguli generale de înregistrare a documentelor

3. Întocmește un act privind alocarea pentru distrugere a documentelor care nu fac obiectul depozitării

4. Întocmește o diagramă de flux de documente la întreprindere

Lista literaturii folosite

1. Reguli de bază pentru întocmirea documentelor

Un document este un suport material cu informații înregistrate pe el.

Astfel de suporturi pot fi hârtie, disc de computer, fotografie și film etc. Un document de afaceri servește la înregistrarea informațiilor administrative (de management).

Elemente structurale:

Pagina titlu;

prefaţă;

introducere;

Nume;

cerințe;

aplicații;

date bibliografice.

Elementele structurale, cu excepția elementelor „Pagina de titlu”, „Prefață”, „Nume”, „Cerințe”, sunt date dacă este necesar, în funcție de caracteristicile obiectului care se standardizează.

Pagina titlu .

Prima pagină a paginilor de titlu ale standardelor de stat ale Federației Ruse, standardele industriei, standardele întreprinderilor, standardele societăților științifice, tehnice, de inginerie și ale altor asociații publice este întocmită în conformitate cu apendicele A, B, C, D.

Prefaţă.

Prefața este plasată pe a doua pagină a paginii de titlu. Cuvântul „Prefață” este scris cu majuscule în mijlocul paginii. Informațiile date în prefață sunt numerotate cu cifre arabe (1, 2, 3 etc.). Dacă este necesar, informații suplimentare pot fi incluse în prefață.

Introducere.

Introducerea oferă, dacă este necesar, justificarea motivelor dezvoltării standardului.

Introducerea nu trebuie să conțină cerințe.

Introducerea nu este numerotată și este plasată pe o foaie separată.

Titluri.

Secțiunile și subsecțiunile trebuie să aibă titluri. De regulă, paragrafele nu au titluri.

Titlurile ar trebui să reflecte în mod clar și concis conținutul secțiunilor și subsecțiunilor.

Titlurile secțiunilor, subsecțiunilor și paragrafelor trebuie tipărite în indentarea paragrafelor cu majuscule, fără punct la sfârșit, fără subliniere.

1.1 Cerințe GOST pentru pregătirea documentelor

Un document este format din elemente de informare individuale numite Detalii ( semnătura, sigiliul, denumirea tipului de document, textul documentului etc.). Setul de detalii ale documentului, dispuse în ordinea stabilită, este - formular de document .

GOST R.6.30 - 2003"Sisteme unificate de documentare. Sisteme unificate de documentare organizatorica si administrativa. Cerinte pentru intocmirea documentelor" stabilite formular de probă documente organizatorice și administrative, care este un model grafic sau diagramă de construcție a documentului. Formularul eșantion stabilește dimensiunea câmpurilor, locația detaliilor permanente și variabile.

GOST R.6.30 - 2003 de asemenea, stabilește componența detaliilor documentelor organizatorice și administrative și amplasarea acestora pe formularul de document, regulile de înregistrare a detaliilor, cerințele formularelor și procedura de producere etc. În total, standardul de stat stabilește 30 de detalii. A douăzecea recuzită - textul documentului.

Textul este elementul principal al unui document, care trebuie să conțină informații fiabile și obiective, prezentate clar, corect, pe un ton neutru și cât mai succint posibil. Documentele sunt întocmite în limba rusă sau în limba națională, în conformitate cu legislația Federației Ruse privind limbile de stat.

Textul documentului poate fi prezentat sub forma unui tabel, chestionar sau text coerent.

Textele documentelor mari sunt împărțite în secțiuni, subsecțiuni, paragrafe, care sunt numerotate cu cifre arabe:

Subsecțiunea;

1.1.1.1 Subclauza.

1. Emblema organizației sau marcă comercială (marca de serviciu).

Logo-ul companiei este o imagine grafică simbolică. De regulă, o marcă comercială este folosită ca emblemă. Imaginea emblemei facilitează căutarea unui document, dar nu este permisă înlocuirea numelui unei întreprinderi sau instituții cu o emblemă. Sigla este plasată pe marginea stângă a documentului la nivelul numelui organizației sau marginea de sus a documentului. Emblema trebuie înregistrată în modul prescris - nu este permisă reprezentarea emblemelor, mărcilor comerciale (mărci de serviciu) care nu sunt înregistrate oficial pe formular.

De asemenea, emblema nu este reprodusă atunci când stema este reprezentată pe formularul de document.

2. Cod organizație.

Conform Clasificatorului All-Russian al Întreprinderilor și Organizațiilor (OKPO), toate organizațiile înregistrate au un cod. Acesta poate fi aplicat pe formularele de document în timpul producerii acestora și este un fel de confirmare a competenței organizației care a creat documentul.

3. Numele organizației.

Cerința numește autorul documentului, care poate fi o organizație, unitate structurală, funcționar sau persoană fizică. Acest detaliu necesită, de asemenea, indicarea organizației-mamă, dacă este cazul. În formele unităților structurale, denumirea unității este indicată prin subdenumirea organizației. În formele organizațiilor cu dublă subordonare (autoritatea executivă federală și autoritatea locală) este indicată doar denumirea autorității locale.

4. Informații generale despre organizație.

Detaliile sunt prezente numai sub formă de scrisori și includ indexul companiei de telecomunicații, adresele poștale și telegrafice, numerele de telefon și de fax și adresa de e-mail. Aceste informații pot include detalii bancare, numărul de înregistrare de stat al organizației și numerele de licență.

5. Denumirea tipului de document.

Această cerință este una dintre cele mai importante, deoarece permite să se judece scopul documentului, determină compoziția cerințelor și structura textului. Denumirea tipului de document este aplicată pe toate documentele, cu excepția literelor, și este tipărită cu majuscule sub mențiunea „Numele organizației”: COMANDĂ, SECTOR, ACT etc.

6. Data documentului.

Data este unul dintre principalele detalii care asigură valabilitatea legală a unui document. Data documentului poate fi data semnării, aprobării acestuia sau data evenimentelor înregistrate în document. Dacă autorii documentului sunt mai multe organizații, atunci data documentului este data ultimei semnături. Datele din document sunt formatate digital în următoarea secvență: ziua lunii, luna, anul.

Pe lângă data documentului, sunt datate și toate mărcile oficiale de pe document (rezoluții, vize, semne la executarea documentului etc.).

7. Număr de înregistrare a documentului .

Numărul de înregistrare al unui document este o denumire digitală sau alfanumerică sub care documentul este introdus în sistemul de regăsire a informațiilor. Pentru documentele interne (comenzi, acte, protocoale), acesta este, de regulă, un număr de serie în cadrul anului calendaristic. La discreția organizației, numărul de serie al documentului poate fi completat cu informații despre corespondent, interpreți, subiect și indici de litere. Pe documentele întocmite în comun de mai multe organizații, numerele de înregistrare ale autorilor sunt indicate printr-o bară oblică în ordinea de prioritate a autorilor pe document.

Numărul de înregistrare al documentului este indicat la nivel de dată.

8. Locul întocmirii sau publicării documentului .

Detaliile sunt utilizate numai în formulare generale și forme ale unor tipuri specifice de documente (cu excepția scrisorilor). La înregistrarea acestor informații se ține cont de împărțirea administrativ-teritorială a țării.

Locul întocmirii sau publicării documentului poate să nu fie indicat dacă numele teritoriului este inclus în numele organizației.

9. Ştampila de restricţie de acces la documente.

Detaliile sunt atașate documentelor care conțin informații restricționate - secrete de stat sau informații confidențiale. Primul rând al acestui detaliu poate conține următoarele semne: „Secret”, „Secret maxim”, „De importanță deosebită” (dacă documentul conține un secret de stat); „DSP” (pentru uz oficial), „Confidențial”, „Secret comercial”, „Secret bancar”, etc. (dacă documentul conține informații confidențiale). Al doilea rând al detaliilor conține numărul copiei documentului și alte semne.

10. Destinatar.

Detaliile sunt folosite în scrisori și documente interne destinate să fie luate în considerare de către conducere (declarații, rapoarte, note explicative etc.).

Destinatarul documentului poate fi o organizație, unitate structurală, funcționar sau persoană fizică. Detaliile pot include o adresă poștală.

Adresa poștală nu este indicată în cazul în care documentul este trimis la cele mai înalte autorități guvernamentale, o organizație superioară, organizații subordonate sau corespondenți permanenți.

Destinatarul este indicat pe formularul de document din dreapta.

Pe document pot fi indicați mai mulți destinatari, dar nu mai mult de patru. Atunci când trimiteți un document la mai mult de patru adrese, este creată o listă de corespondență și pe fiecare document este marcat un singur destinatar.

11. Titlul textului.

Detaliile sunt obligatorii pentru toate documentele, cu excepția documentelor întocmite în format A5, și sunt necesare pentru înregistrarea și căutarea unui document. Titlul trebuie să reflecte conținutul documentului cât mai scurt și cât mai precis posibil și să fie în concordanță gramatical cu numele tipului de document.

Pentru ca documentele să servească drept bază de încredere pentru înregistrările contabile și să aibă forță juridică, la întocmirea lor se impun anumite cerințe. În primul rând, este necesar ca documentul să fie întocmit pe antet. Numai în absența formularelor este permisă întocmirea unui document pe o foaie de hârtie albă.

Formularele de documente sunt pregătite pe hârtie albă sau pe hârtie deschisă la culoare în formatele A4 (210x297mm) și A5 (148x210mm). Este permisă utilizarea formularelor în format A3 (420x297mm) și A6 (105x148mm).

Dimensiunea câmpurilor de formular nu este mai mică de mm:

20 - stânga;

10 - dreapta;

20 - superior;

10 - jos.

Un document se scrie cu cerneală, un creion chimic, la o mașină de scris sau prin mecanizare. Unele documente, cum ar fi cecuri, comenzi de numerar etc., trebuie completate numai cu cerneală. Nu este permisă completarea documentelor cu un simplu creion, deoarece în astfel de documente este ușor să ștergeți ceea ce este scris și să îl înlocuiți cu altceva. Documentul se întocmește într-o formă specifică stabilită pentru documentele acestui tip de operațiune, cu completarea obligatorie a tuturor detaliilor necesare. Conținutul documentului trebuie precizat cu acuratețe și claritate pentru a oferi o reflectare corectă a tranzacțiilor în deplină concordanță cu realitatea. Textul și numerele documentului trebuie scrise clar și lizibil, astfel încât să se prevină posibilitatea unei înțelegeri și interpretări diferite. Documentul nu trebuie să conțină ștersături, pete sau alte defecte care să ridice îndoieli cu privire la autenticitatea și corectitudinea acestuia. Liniile și coloanele libere de pe formularul de document trebuie tăiate, astfel încât nimic să nu poată fi introdus sau adăugat ulterior în aceste spații. În documentele bănești (cecuri, ordine de numerar etc.), suma trebuie indicată nu numai în cifre, ci și în cuvinte, adică. cuvinte. Documentul trebuie să fie prevăzut cu toate semnăturile necesare pentru oficializarea tranzacției care se înregistrează și pentru a da documentului forță juridică. Documentul trebuie semnat lizibil pentru a putea fi citit numele semnatarului. Înaintea fiecărei semnături este indicată poziția celui care dă semnătura.

Aceasta conduce la o regulă generală pentru întocmirea documentelor.

Pentru a compila corect un document trebuie:

· Completați documentul pe un formular (sau, dacă nu există formular, pe o foaie de hârtie albă) cu cerneală sau un creion chimic, sau la mașină de scris;

· Respectați cu strictețe forma stabilită și detaliile documentului;

· Prezentați conținutul documentului cu acuratețe și claritate;

· Scrieți textul și numerele clar și lizibil;

· Trimiteți spațiile necompletate din formularul de document;

· Indicați suma în documente bănești în cifre și în scris;

· Furnizați documentul cu semnăturile necesare, lizibile, care indică poziția semnatarului.

Documentele trebuie să fie pregătite în timp util, de ex. simultan cu tranzacția sau imediat după finalizarea acesteia. Promptitudinea întocmirii documentelor este cea mai importantă condiție pentru reflectarea corectă a tranzacțiilor în documente și oportunitatea înscrierilor acestora în registrele contabile.

Unele documente sunt întocmite în mai multe exemplare (cu copii). Acest lucru se face, de obicei, automat, simultan cu pregătirea documentului prin imprimarea acestuia prin intermediul hârtiei carbon plasate sub acesta.

Copiile documentelor sunt folosite în diverse scopuri. Astfel, la acceptarea plății pentru produsele expediate, furnizorul emite mai multe copii ale facturilor - solicitări de plată pentru a le trimite la diferite adrese (bancă, cumpărător).

Pot fi făcute erori la pregătirea documentelor.

Erorile din documente sunt corectate după cum urmează. Cuvintele eronate și numerele (cantitățile) de corectat sunt tăiate cu atenție cu o linie subțire, astfel încât ceea ce a fost tăiat să poată fi citit. Introducerea corectă se face deasupra a ceea ce este tăiat. Mai mult, dacă o singură cifră dintr-un număr (sumă) este incorectă, atunci nu vă puteți limita la corectarea acestei cifră, ci trebuie să corectați întregul număr. De exemplu, în loc de 725, 727 este scris incorect. În acest caz, nu puteți tăia doar numărul 7 și scrieți numărul 5 deasupra lui, dar trebuie să tăiați întregul număr 727 și să scrieți 725 deasupra.

Despre corectarea efectuată se face o rezervare într-un spațiu liber al documentului (în partea de jos sau în margini), de exemplu, „corectat 725”, care este certificat de către persoanele care au semnat documentul.

Într-o serie de documente (comenzi de numerar, cecuri etc.), corectarea erorilor nu este permisă deloc. Dacă se comite o eroare într-un astfel de document, acesta este reeditat pe un alt formular.

Întrucât documentele au o importanță deosebită nu numai în contabilitate, ci și în toate activitățile economice, există o procedură strictă în ceea ce privește calitatea documentelor, în special oportunitatea și corectitudinea întocmirii și executării acestora.

Pentru încălcarea procedurii de întocmire a documentelor răspund, în primul rând, acele persoane care le întocmesc și le semnează. O responsabilitate și mai mare revine aparatului contabil, care primește aceste documente, le verifică cuprinzător și realizează înregistrări contabile pe baza acestora. Responsabilitatea specială este atribuită șefului sau contabilului senior în calitate de șef al contabilității. Contabilul principal poartă răspunderea financiară, disciplinară sau penală pentru întocmirea și executarea incorectă sau neglijentă a documentelor, pierderea sau deteriorarea acestora, pentru executarea actelor de eliberare a bunurilor materiale cu încălcarea procedurii stabilite etc. (Vezi Anexa nr. 2).

Pentru a reduce numărul documentelor utilizate în activitățile instituțiilor, organizațiilor și întreprinderilor, a tipifica forma acestora, a reduce costurile cu forța de muncă, timpul și materialele pentru pregătirea și prelucrarea acestora, pentru a realiza compatibilitatea informațională a bazelor de date automatizate în economia națională, se lucrează. realizat pentru unificarea documentelor și crearea sistemelor unificate de documentare (USD) - un set de forme unificate de documente interconectate care oferă o prezentare documentată a datelor în anumite tipuri de activități economice, mijloace de gestionare a acestora, materiale de reglementare și metodologice pentru dezvoltarea și aplicarea lor . Crearea unui document de management se bazează pe metoda unificării - stabilirea uniformității în alcătuirea și formele documentelor de management create la rezolvarea unor funcții și sarcini de management similare. În același timp, clasificatorii de informații tehnice, economice și sociale sunt în curs de dezvoltare pentru a oferi procesare automată integrată a datelor conținute în USD.

Fiecare document este format din elementele sale constitutive individuale, care se numesc detalii (semnătură, sigiliu, text, denumirea tipului de document etc.). Ansamblul detaliilor aflate într-un document într-un anumit mod constituie forma acestuia.

Un exemplu de formular este dezvoltat la crearea unui sistem de documentare și reprezintă un model grafic sau diagramă de construcție a documentului. Acesta stabilește formate, dimensiunile câmpurilor, locația detaliilor permanente și variabile.

Standardul de stat al Federației Ruse R 6.30-97 „Sisteme de documentare unificate, sistem de documentare organizatorică și administrativă”, Sistemul ORD „Cerințe pentru formularea documentelor” stabilește un set aproape maxim de detalii pentru oricare dintre documentele de management și locația lor pe hârtie ( Vezi Anexa nr. 4).

Recepția și înregistrarea documentelor;

Întreprinderea distinge trei fluxuri principale de documentare:

· documente primite de la alte organizații;

· documente de ieșire trimise altor organizații;

· documente interne create la întreprindere și utilizate de către angajații întreprinderii în procesul de management.

Toate documentele primite de întreprindere sunt supuse: procesare inițială, revizuire preliminară, înregistrare, revizuire de către conducere, transfer pentru execuție.

Serviciul de suport pentru documentația de management, care poate fi reprezentat la o întreprindere fie printr-o unitate structurală independentă, fie printr-un angajat individual, ar trebui să accepte pentru prelucrare doar documente corect executate, care au forță legală și sunt transmise integral (dacă este prevăzută un anexat). În caz contrar, documentele transmise sunt returnate autorului împreună cu o notă corespunzătoare care explică motivul returnării.

Plicurile din documentele primite se lasa in cazul in care din plic se pot stabili adresa expeditorului, ora expedierii si data primirii documentelor. Documentele marcate „personal” și adresate organizațiilor publice nu sunt deschise și predate la destinație.

Revizuirea preliminară a documentelor se efectuează pentru a distribui documentele primite către:

· trimise spre consideratie conducatorului intreprinderii;

· trimis direct către unități structurale sau executanți specifici.

Fără revizuire de către manager, documentele care conțin informații operaționale curente sau adresate unor departamente specifice sunt transferate la destinație. Acest lucru vă permite să eliberați șeful întreprinderii de a lua în considerare probleme curente minore, decizii asupra cărora pot fi luate de directori responsabili.

Documentele adresate conducătorului întreprinderii și documentele care conțin informații cu privire la cele mai importante aspecte ale activităților întreprinderii sunt supuse analizei conducerii.

Prelucrarea și transferul documentelor către artiști se efectuează în ziua în care sunt primite. Dacă un document trebuie întocmit de mai multe departamente sau funcționari, acesta este reprodus în numărul necesar de copii.

Documentele care urmează să fie trimise unei alte organizații sunt sortate, ambalate, eliberate ca trimitere poștală și predate oficiului poștal. Înainte de ambalare, este necesar să se verifice corectitudinea documentelor, prezența atașamentelor și corespondența numărului de copii cu numărul de destinatari. Documentele completate incorect trebuie returnate contractantului pentru revizuire. Pentru corespondența recomandată, se întocmește un inventar de corespondență, care este semnat de angajat și datat.

Documentele de ieșire trebuie procesate și trimise în ziua înregistrării.

Documentele interne ale întreprinderii sunt transferate artiștilor executanți contra semnăturii în formularul de înregistrare.

Înregistrarea documentelor este cea mai importantă etapă a lucrului cu documente și este definită ca „O înregistrare a datelor contabile despre un document în forma prescrisă, înregistrând faptul creării, trimiterii sau primirii acestuia”.

După cum reiese din definiție, înregistrarea, în primul rând, dă forță juridică unui document, deoarece consemnează faptul creării sau primirii acestuia. Până când documentul este înregistrat, nu și-a primit numărul, nu este oficializat, parcă nu există încă. De exemplu, ordine, rezoluție etc. În cazul în care documentul primit nu este înregistrat, instituția nu este responsabilă pentru acesta, întrucât faptul primirii nu este confirmat.

Înregistrarea are trei scopuri: înregistrarea documentelor, monitorizarea executării acestora și lucrări de referință asupra documentelor.

Toate documentele care necesită contabilitate, execuție și utilizare specială în scop de referință, indiferent de modalitatea de primire, sunt supuse înregistrării. Procesul de înregistrare în sine este eliminarea indicatorilor (detaliilor) dintr-un document și introducerea acestora într-un formular de înregistrare specific (revista, index card, PC) pentru a crea o bază de date a documentelor instituției. Astfel, în timpul procesului de înregistrare, se creează un sistem de regăsire a informațiilor pentru toate documentele organizației (firmei).

Fiecare document clasificat ca înregistrat primește propriul număr de înregistrare. Nu se potrivește și este semnificativ mai mic decât numărul de serie inclus în marca de primire a documentului la organizație.

Documentele sunt înregistrate o singură dată. Într-o instituție care are departamente, înregistrarea documentelor interne se realizează descentralizat pe grupe: în departamentul de contabilitate, departamentul de personal și birou. În acest caz, documentele interne trebuie înregistrate în ziua semnării sau aprobării, intrate - în ziua primirii, ieșirii - în ziua expedierii.

Se păstrează formulare de înregistrare separate cu numere de înregistrare separate pentru documentele de intrare, de ieșire și interne.

De regulă, următoarele informații sunt scrise din document în timpul procesului de înregistrare în formularul de înregistrare:

Data primirii;

Numărul de intrare (index);

Data documentului;

Indexul documentelor;

numărul de înregistrare a documentului;

Titlu (despre ce este documentul);

Rezoluţie;

Perioada de executie;

Interpret (care lucrează cu el);

Progresul executiei;

- Numărul cazului (unde se plasează documentul după executare)

La înregistrarea anumitor tipuri de documente, de exemplu, contestațiile cetățenilor, documentele interne și de ieșire, informațiile introduse în formularele de înregistrare sunt parțial modificate și completate. De exemplu, la înregistrarea cererilor cetățenilor, adresa acestora este înregistrată.

Instituția are dreptul, ținând cont de specificul său, să completeze informații despre documentul de intrare înregistrat. De exemplu, se ia în considerare adesea numărul de foi, prezența aplicațiilor etc.

Formularele de înregistrare pot fi de trei tipuri: jurnal, card și electronic automatizat.

Un sistem de înregistrare a jurnalului este necesar doar atunci când înregistrarea documentelor este pe primul loc și previne reclamațiile din partea cetățenilor și situațiile de conflict. De exemplu, la eliberarea documentelor educaționale, a dosarelor de muncă, a permiselor. Acestea sunt, de regulă, Documente al căror index de înregistrare constă dintr-un număr de serie.

Puteți părăsi sistemul jurnal în cazul în care se primește un număr foarte mic de documente.

În toate celelalte cazuri, această formă de înregistrare este depășită, deoarece îngreunează monitorizarea execuției documentelor și lucrările de referință asupra acestora.

Un sistem de carduri pentru înregistrarea documentelor este mai convenabil. Forma cardului și locația detaliilor de pe acesta pot fi stabilite chiar în instituție și consemnate în instrucțiunile de lucru ale biroului.

Pentru menținerea manuală a unui sistem de înregistrare a cardurilor este necesar să existe o circulație de carduri timp de un an și cel puțin două cutii de fișiere de card pentru depozitarea cardurilor: într-un dosar card de control al timpului și un fișier card de referință.

Numărul de copii ale cardurilor de înregistrare care trebuie completate (de obicei se numesc carduri de înregistrare și control - RCC) este determinat de instituție. De regulă, cel puțin două astfel de cărți sunt completate.

Cel mai rațional mod de azi este înregistrarea documentelor pe computer. Dar chiar și în acest caz, un formular de card (formular de ecran RKK) cu câmpuri similare este afișat pe ecran și informații despre document sunt introduse în el.

Cardul de document poate fi completat incomplet la început, înainte de a transfera documentul către manager, adică. fara rezolutie, termen si executor. După ce documentul este revizuit de către manager, cardul este completat, adică. aceste informații sunt introduse în el.

Cu o interacțiune clară cu managerul, dacă managerul examinează corespondența primită dimineața, puteți mai întâi să dați documentele managerului pentru revizuire, iar apoi, având rezoluția sa, completați integral formularul de înregistrare.

După completarea cardului, unul dintre ele este introdus în dosarul cardului termen limită, celălalt în dosarul de informații și referințe, iar documentul este predat antreprenorului pentru a lucra cu el.

La înregistrarea pe un PC, datele despre documentul stocate în timpul înregistrării acestuia vor fi utilizate în programe de control automat și lucrări de referință. În acest caz, căutarea poate fi efectuată folosind oricare dintre indicatorii introduși.

Controlul executării documentelor;

Controlul joacă un rol important în sistemul de flux de documente. Controlul asupra executării documentelor asigură rezolvarea în timp util și de înaltă calitate a problemelor conținute în document, acoperirea tuturor documentelor controlate. Controlul execuției este verificarea și reglarea directă a progresului executării unui ordin sau a unei instrucțiuni, înregistrarea și analiza rezultatelor executării documentelor controlate în termenul stabilit.

Controlul asupra executării documentelor acoperă trei grupuri de aspecte:

controlul executării documentelor pe fondul sarcinilor sau instrucţiunilor cuprinse în acestea. Un astfel de control implică evaluarea documentului în ansamblu, adică cât de corect și complet este rezolvată problema. Această evaluare se face de către manager sau, la instrucțiunile acestuia, de către un asistent. Dacă managerul este mulțumit de soluția problemei, documentul este semnat, dar dacă nu este mulțumit, atunci punctele neclare sunt rezolvate în continuare și documentul este reaprobat. Controlul asupra substanței conținutului este inclus în responsabilitățile obligatorii ale postului nu numai ale managerilor de toate gradele, ci și, cu un volum mare de documente de control, ale unei unități speciale de control;

controlul asupra conformității documentelor cu formularele de redactare și cerințele GOST. Un astfel de control poate fi efectuat de către un asistent, un serviciu de control special sau un angajat tehnic al departamentului de contabilitate. Esența acestui control se rezumă la verificarea corectitudinii documentului, a prezenței unui anumit formular, a completității detaliilor și a prezenței tot felul de materiale conexe.

Scopul controlului este de a facilita executarea la timp și de înaltă calitate a documentelor, de a asigura primirea informațiilor analitice necesare evaluării activităților organizației și diviziilor sale structurale, precum și a angajaților specifici. Pentru atingerea acestui scop, sistemul de control al execuției documentelor include mai multe etape succesive:

punerea sub control a documentelor;

verificarea termenului de livrare a documentelor către executorii specifici;

verificarea prealabilă și reglementarea progresului execuției;

înregistrarea și sintetizarea rezultatelor controlului asupra executării documentelor;

informarea periodică a organului de conducere cu privire la evoluția execuției documentelor;

scoaterea de sub control a documentelor executate.

Controlul execuției este de natură multifuncțională, prin urmare formele și metodele de implementare a acestuia sunt diverse. De regulă, cele mai simple controale sunt cele mai eficiente. Cele mai simple forme și metode necesită mai puțin efort și sunt mai economice. Cele mai simple forme organizaționale de control al execuției includ:

piste de audit;

carduri de inregistrare si control (index card);

rapoarte scrise;

controale;

Fiecare dintre formularele enumerate are propriile sale specificități, dar atunci când se utilizează oricare dintre ele, trebuie respectată o singură cerință - să nu ne limităm la a vorbi despre execuție, ci să oferim o evaluare obiectivă a stării de lucruri, să schițăm și să realizăm implementarea. a unor activități specifice.

Documentul este considerat executat și scos de sub control după executarea sarcinilor, comunicarea rezultatelor către organizațiile și persoanele interesate sau altă confirmare documentată a execuției. Rezultatele executării sunt notate pe cardul de control și pe documentul executat în sine.

Regulile de întocmire a documentelor sunt stabilite de Standardul de stat al Federației Ruse din Sistemul Unificat de Documentare Organizațională și Administrativă (USORD) GOST R 6.30-2003 „Cerințe pentru pregătirea documentelor”. Standardul a fost dezvoltat de Institutul de Cercetare Științifică de Management și Arhivare a Documentelor din întreaga Rusie (VNIIDAD) al Serviciului Federal de Arhivă al Rusiei și a fost pus în aplicare prin Rezoluția Standardului de Stat al Rusiei din 3 martie 2003 nr. 65-st. Notă importantă: sunt recomandate cerințele standardului, adică, dacă este necesar, documentele pot fi întocmite după reguli diferite de cele propuse de standard.
Dimensiunea hârtiei și dimensiunile marginilor
Standardul stabilește următoarele formate de document:
dimensiune A4 210 x 297 mm;
A5 este jumătate din A4, măsurând 148 x 210 mm.
Fiecare foaie a documentului, fie pe un formular sau fără acesta, trebuie să aibă următoarele dimensiuni ale marginilor:
stânga – cel puțin 20 mm;
dreapta – minim 10 mm;
superior și inferior – cel puțin 20 mm.
Hârtia de document, precum antetul, ar trebui să fie albă sau deschisă la culoare.
Detalii de bază ale documentului
GOST R 6.30-2003 stabilește 30 de detalii care sunt utilizate în pregătirea și executarea documentelor.
1. Emblema de stat a Federației Ruse. Este plasat pe formulare de document în conformitate cu Legea constituțională federală „Cu privire la emblema de stat a Federației Ruse”.
2. Stema unei entități constitutive a Federației Ruse. Este plasat pe formulare de document în conformitate cu actele juridice ale entităților constitutive ale Federației Ruse.
3. Emblema organizației sau marca comercială (marca de serviciu). Este plasat pe antetul organizațiilor în conformitate cu carta (regulamentele organizației).
4. Codul organizației conform Clasificatorului întreg rusesc al întreprinderilor și organizațiilor (OKPO).
5. Numărul principal de înregistrare de stat (OGRN) al persoanei juridice.
6. Număr de identificare fiscală/cod motiv pentru înregistrare (TIN/KPP) în conformitate cu documentele emise de organele fiscale.
7. Codul formularului de document conform Clasificatorului All-Russian al Documentației de Management (OKUD).
8. Denumirea organizației trebuie să corespundă denumirii consacrate în documentele sale constitutive. Deasupra numelui organizației indicați numele prescurtat sau complet al organizației-mamă, dacă există. Numele prescurtat al organizației este dat în cazurile în care este consacrat în documentele constitutive ale organizației și este plasat între paranteze sub sau după numele complet.
9. Informații generale despre organizație. Acestea includ: adresa poștală; numărul de telefon și alte informații la latitudinea organizației (numere de fax, numere de telex, conturi bancare, adresă de e-mail etc.).
10. Denumirea tipului de document trebuie să fie determinată de cartă (regulamentul organizației) și să corespundă tipurilor de documente prevăzute de OKUD (clasa 0200000).
11. Data documentului. Este scris cu cifre arabe în succesiunea: ziua lunii, luna, anul. Ziua și luna sunt scrise în două perechi de cifre arabe separate printr-un punct; anul – cu patru cifre arabe. De exemplu, data 8 martie 2007 ar trebui să fie formatată ca 03/08/2007. Este permisă o metodă verbal-numerică de formatare a unei date, de exemplu 08 martie 2007, precum și formatarea unei date în secvența: an, luna, ziua lunii, de exemplu 2007.03.08.
12. Număr de înregistrare a documentului. Se compune din numărul său de ordine, care poate fi completat la discreția organizației cu un index de cazuri conform nomenclatorului cauzelor, informații despre corespondent, executori etc.
13. Trimitere la numărul de înregistrare și data documentului la care trebuie dat răspunsul.
14. Locul întocmirii sau publicării documentului. Este indicat dacă este dificil de determinat folosind detaliile „Numele organizației” și „Datele de referință despre organizație”.
15. Destinatar. Acestea sunt organizații, diviziile lor structurale, oficiali sau persoane fizice. La adresarea unui document unui funcționar, inițialele sunt indicate înaintea numelui de familie. Denumirea organizației și a unității sale structurale este indicată în cazul nominativ.
16. Ştampila de aprobare a documentului. Documentul este aprobat de un oficial (funcționari) sau un document special eliberat. Atunci când un document este aprobat de un funcționar, ștampila de aprobare a documentului trebuie să fie compusă din cuvântul APROBAT (fără ghilimele), titlul funcției persoanei care aprobă documentul, semnătura acestuia, parafa, prenumele și data aprobării. . Atunci când un document este aprobat de mai mulți funcționari, semnăturile acestora sunt plasate la același nivel. La aprobarea unui document prin rezoluție, decizie, ordin, protocol, ștampila de aprobare este formată din cuvântul APROBAT (APROBAT, APROBAT sau APROBAT), denumirea actului de aprobare în cazul instrumental, data și numărul acestuia.
17. Rezoluție. Include numele de familie, parafa executorilor, conținutul ordinului (dacă este cazul), termenul de executare, semnătura și data.
18. Titlul textului. Include un rezumat al documentului. Titlul trebuie să fie în concordanță cu numele tipului de document. Titlul poate răspunde la întrebările „despre ce (cine)?”
19. Notă privind controlul asupra executării documentului. Este desemnat prin litera „K”, cuvântul sau ștampila „Control”.
20. Textul documentului este întocmit în conformitate cu limba documentelor de gestiune (vezi mai jos).
21. Marcați prezența aplicației; este formatat după cum urmează:
Aplicare: 5 l. in 2 exemplare
Dacă cererea nu este trimisă la toate adresele specificate în document, atunci se întocmește o notă despre disponibilitatea acesteia după cum urmează:
Aplicare: pentru 3 l. c5 copii doar la prima adresă.
În anexa la actul administrativ (decrete, ordine, instrucțiuni, reguli, instrucțiuni, regulamente, hotărâri), pe prima foaie în colțul din dreapta sus este înscrisă Anexa Nr., indicând denumirea actului administrativ, data și numărul de înregistrare. .
22. Semnătura. Acest detaliu include: titlul funcției persoanei care a semnat documentul (complet dacă documentul nu este întocmit pe document cu antet, și prescurtat pentru un document întocmit pe document cu antet); semnătură personală; decriptarea semnăturii (inițiale, prenume).
23. Ștampila de aprobare a documentului este formată din cuvântul ACORD, poziția persoanei cu care a fost aprobat documentul (inclusiv numele organizației), semnătura personală, transcrierea semnăturii (inițiale, prenume) și data aprobării.
24. Aprobare document de viză. Aprobarea documentului se eliberează cu o viză de aprobare a documentului, care include semnătura și funcția persoanei care aprobă documentul, o transcriere a semnăturii (inițiale, prenume) și data semnării. Comentariile sunt menționate pe o foaie separată, semnate și atașate documentului. Pentru un document, al cărui original rămâne la organizație, vizele sunt aplicate în partea de jos a versoului ultimei foi a documentului original. Pentru un document al cărui original este trimis de la o organizație, vizele sunt aplicate în partea de jos a feței din față a copiei documentului trimis. Este posibilă eliberarea documentelor de viză pe o foaie de aprobare separată. Este permisă, la discreția organizației, să vizeze documentul și atașamentele sale pagină cu pagină.
25. Amprenta sigiliului. El atestă autenticitatea semnăturii funcționarului pe documente care atestă drepturile persoanelor, consemnând fapte legate de active financiare, precum și pe alte documente care prevăd certificarea unei semnături autentice. Documentele sunt certificate cu sigiliul organizației.
26. Marcare pe certificarea copiei. La certificarea conformității unei copii a unui document cu originalul, sub cerința „Semnătură”, se aplică inscripția de certificare „Adevărat”; funcția persoanei care a certificat copia; semnătură personală; decriptarea semnăturii (inițiale, prenume); data certificării.
27. Notă despre interpret. Include parafa si prenumele executorului actului si numarul de telefon al acestuia. Un semn despre interpret este plasat pe partea din față sau din spate a ultimei foi a documentului în colțul din stânga jos.
28. O notă privind executarea înscrisului și trimiterea acestuia la dosar. Include următoarele date: o referire la data și numărul documentului care dovedește executarea acestuia sau, în lipsa unui astfel de document, informații succinte despre executare; cuvintele „Pune la treabă”; numărul dosarului în care va fi stocat documentul. Nota privind executarea actului si trimiterea acestuia la dosar se semneaza si se data de catre executorul actului sau conducatorul unitatii structurale in care a fost executat actul.
29. Nota de primire a documentului de către organizație conține următorul număr de serie și data primirii documentului (dacă este necesar - ore și minute). Poate fi aplicat ca ștampilă.
30. Identificatorul copiei electronice a documentului. Identificatorul unei copii electronice a unui document este un marcaj (subsol) plasat în colțul din stânga jos al fiecărei pagini a documentului și care conține numele fișierului pe suport informatic, data și alte date de căutare instalate în organizație.