Cum se realizează execuția bugetului. Cum se dezvoltă, se controlează și se ajustează bugetul unei companii Ajustarea bugetului în timpul execuției acestuia
Bugetele anuale sunt planuri digitizate pentru atingerea obiectivelor strategice ale companiei. Acestea asigură relația dintre strategiile de dezvoltare ale companiei și sistemul de bugetare pentru activitățile acesteia și acționează ca bază pentru formarea bugetelor pe termen scurt și a centrelor de responsabilitate financiară (FRC). Din corectitudinea lor depinde de probabilitatea atingerii obiectivelor anuale, fiabilitatea planificării bugetelor trimestriale și lunare.
De regulă, bugetele anuale sunt elaborate înainte ca rezultatele anului curent de raportare să fie finalizate. Cel mai adesea, bugetele încep să fie formate în noiembrie, deci se bazează pe rezultatele efective ale activității companiei pentru perioada ianuarie-octombrie și pe prognozele rezultatelor pentru noiembrie-decembrie. .
Pe baza celor de mai sus, șefii serviciilor economice trebuie să verifice corectitudinea bugetelor anuale la finalizarea rezultatelor anului trecut și să le ajusteze, dacă este necesar, pentru a crește fiabilitatea bugetelor pentru noul an de raportare.
De obicei, rezultatele anului de raportare trecut sunt însumate până la sfârșitul lunii ianuarie, iar bugetul pentru anul următor este aprobat cel târziu în decembrie. În consecință, din cauza acestor inconsecvențe temporare, compania poate accepta un buget anual pentru management, care nu este suficient de corect, deoarece pentru formarea sa au luat în considerare rezultatele efective nu ale întregului an trecut, ci doar primele zece luni. Datele din noiembrie și decembrie la pregătirea bugetului sunt cel mai adesea luate conform planificării.
În același timp, ultimele luni ale anului trecut reprezintă cea mai mare pondere a vânzărilor și a cheltuielilor în structura generală a indicatorilor de performanță ai companiei pentru anul. Dacă rezultatul real al acestor luni diferă semnificativ de datele planificate, atunci întregul buget pentru anul următor se va abate de la dezvoltarea reală a organizației. Pentru a evita o astfel de situație, recomandăm șefilor de servicii economice responsabili de calitatea sistemului de bugetare să utilizeze metodologia prezentată în acest articol.
CREAREA UNUI PROIECTE DE DEZVOLTARE A BUGETELE COMPANIEI PENTRU ANUL
Elaborarea bugetelor companiei pentru anul ar trebui să înceapă cu proiectarea acestui proces ca proiect de management separat (șeful serviciului economic va fi responsabil de implementarea acestuia). Proiectul va indica etapele de creare a bugetelor, momentul implementării acestora și persoanele responsabile pentru fiecare etapă.
Pentru a spori semnificația proiectului pentru elaborarea bugetelor anuale, formalizați-l printr-un ordin al companiei semnat de director. Ca anexă la comandă, este indicat să se întocmească un program de lucru pentru proiect.
Programul de lucru ar trebui să includă măsuri de ajustare a bugetului aprobat în cazul în care sunt identificate abateri critice ale planurilor bugetare în comparație cu rezultatele reale ale anului precedent. Un exemplu de grafic este dat în tabel. 1.
Aprobarea programului de lucru vă va permite să controlați progresul elaborării bugetelor pentru anul următor, vă va asigura că planurile bugetare sunt conforme cu rezultatele efective și cu capacitățile de afaceri ale companiei prin activitățile specificate în paragrafe. 17-20.
ANALIZA PERFORMANȚEI COMPANIEI PENTRU ULTIMUL AN DE RAPORTARE
Planurile bugetare pentru anul următor se bazează pe o analiză a performanței efective a companiei în anul de raportare și pe planurile sale de dezvoltare a afacerii pentru anul prognozat.
Analiza indicatorilor anului de raportare ne va permite să stabilim principalele tendințe ale schimbărilor acestora care trebuie luate în considerare în anul următor și să evaluăm capacitățile de resurse ale companiei pentru a crește amploarea afacerii sale. În consecință, după închiderea anului de raportare și însumarea finală a rezultatelor acestuia, șeful serviciului economic trebuie să analizeze cât de mult diferă aceste rezultate de datele pe baza cărora s-au format bugetele companiei pentru anul următor.
Deoarece atunci când planifică bugetele anuale, de obicei folosesc datele operaționale ale companiei pentru ianuarie-octombrie și previziunile pentru noiembrie-decembrie, atunci într-o astfel de analiză este logic să studiem:
- discrepanțe din ultimele două luni ale anului trecut;
- gradul de influență a abaterilor asupra dinamicii generale a indicatorilor anuali de performanță.
Să luăm bugetul de venituri si cheltuieli Compania Alpha pentru 2018, aprobat 25.12.2017 . Din moment ce formarea bugetului a început pe data de 4 decembrie, pentru a analiza rezultatele muncii companiei pentru anul 2017, am luat rezultatele din primul până în al treilea trimestru, iar rezultatele celui de-al patrulea trimestru s-au format din faptul că lucrează. pentru octombrie și previziuni pentru rezultatele lunilor noiembrie și decembrie (Tabelul 2).
Când economistul-șef al companiei Alpha a însumat rezultatele finale pentru trimestrul al patrulea, s-a dovedit că acestea diferă semnificativ de rezultatele utilizate la formarea bugetului de venituri și cheltuieli pe 2018.
Tabelul 3 prezintă rezultatele finale ale activității companiei, formate în final 16.01.2018 .
Să analizăm amploarea abaterilor dintre rezultatele trimestrului IV, utilizate la prognoza bugetului pe 2018, și rezultatele finale ale acestui trimestru, însumate până la jumătatea lunii ianuarie 2018. În timpul analizei comparative au fost identificate următoarele abateri:
- volumul final de vânzări pentru trimestrul al patrulea a fost de 1.110.000 RUB. (+5,9 %
- costul final al vânzărilor este de 810.000 de ruble. ( +5 % ) mai mult decât o prognoză preliminară;
- venitul brut din vânzări la însumarea finală a ultimului trimestru al anului 2017 a fost de 300.000 de ruble. ( +12,1 ) mai mult decât prognoza preliminară. Totodată, pentru produsul 1 excesul a fost de 5,2%, pentru produsul 2 - 20,5%;
- cheltuieli de exploatare conform rezultatelor finale ale trimestrului cu 105.000 de ruble. a depășit previziunile preliminare;
- Ca urmare a influenței acestor factori, profitul net al companiei Alpha pentru trimestrul al patrulea a fost de 372.400 de ruble, în timp ce la elaborarea bugetului pentru 2018 s-au luat în considerare rezultatele preliminare ale trimestrului cu un profit de 168.400 de ruble. . Abaterile profitului net între rezultatele trimestriale s-au ridicat la 221 % ;
- profitabilitatea globală a activității companiei la însumarea finală a rezultatelor trimestrului al patrulea este egală cu 1,9 % , în timp ce totalul prognozat presupunea o rentabilitate de 0,9%.
Abateri semnificative ale rezultatelor operaționale ale companiei pentru trimestrul IV în ceea ce privește venitul din produsul brut 2 și profitul net al companiei, precum și abaterile volumelor de vânzări de peste 5% indică o probabilitate mare a influenței acestora asupra rezultatelor finale ale anului 2017. și necesită o verificare suplimentară a amplorii acestei influențe.
CUM SE IDENTIFICA NEVOIA DE A AJUSTA BUGETELE ANUALE APROBATE ALE O COMPANIE
Pentru a înțelege dacă este nevoie de ajustarea bugetului aprobat pentru venituri și cheltuieli al companiei Alpha din cauza prezenței unor abateri semnificative în rezultatele trimestrului al patrulea, trebuie să comparați rezultatele preliminare ale întregului 2017 cu rezultatul final a muncii companiei pentru acest an. Punct important: Nu doar valorile totale ale indicatorilor sunt supuse comparării, ci și aspectele calitative ale rezultatelor anului.
Tabelul 4 reflectă rezultatele preliminare ale companiei Alpha pentru anul 2017, care au stat la baza bugetului de venituri și cheltuieli pe 2018.
Impactul abaterilor din datele din noiembrie și decembrie a condus la o transformare a rezultatelor anuale ale companiei Alpha (Tabelul 5).
Dacă comparăm indicatorii cantitativi și cei totali, diferența dintre rezultatele anului pare nesemnificativă. Astfel, valoarea vânzărilor a crescut cu doar 1,7%, costul vânzărilor - cu 1,4%, iar venitul brut a crescut cu 3,3%. Doar profitul net a crescut cu 22,1% datorită dinamicii creșterii venitului brut. Cu toate acestea, compararea modificărilor indicatorilor de calitate indică un impact semnificativ al modificărilor rezultatelor celui de-al patrulea trimestru asupra rezultatelor întregului an:
- marja de vânzare pentru unitatea de produs 2 a crescut de la 112 la 116 ruble;
- din cauza abaterilor din structura trimestrială a vânzărilor, valorile coeficientului de sezonalitate al cererii pentru produse 1 s-au modificat în fiecare dintre trimestrele anului 2017;
- din cauza abaterilor din structura trimestrială a vânzărilor, valorile coeficientului de sezonalitate al cererii pentru produsele 2 s-au modificat în fiecare dintre trimestrele anului 2017;
- din cauza modificărilor prețului de vânzare din trimestrul al patrulea, prețul de vânzare 2018 pentru produsul 1 și produsul 2 s-a modificat, deoarece prețul mediu real de vânzare pentru ultimele două trimestre ale anului 2017 a fost utilizat pentru bugetul anului următor;
- Datorită modificărilor costului vânzărilor în trimestrul al patrulea, costul vânzărilor pe unitate de producție în 2018 pentru produsul 1 și produsul 2 s-a modificat, deoarece costul mediu real pentru ultimele două trimestre ale anului 2017 a fost utilizat pentru bugetul anului următor .
Impactul semnificativ identificat al abaterilor indică necesitatea ajustării bugetului de venituri și cheltuieli pentru anul 2018, întrucât bugetul aprobat va fi subestimat atât din punct de vedere al vânzărilor și al veniturilor brute din vânzări, cât și din punct de vedere al cheltuielilor de exploatare și al profiturilor din activitățile de afaceri în comparație. la posibilităţi reale companiei Alpha.
AJUSTAREA PLANURILOR BUGETARE PE SECȚIUNI DE BUGETE ANUALE
După ce ați identificat necesitatea de a ajusta bugetul anual, trebuie să faceți ajustarea în sine. Compania Alpha a adoptat o metodologie pentru formarea unui buget anual de venituri și cheltuieli bazat pe rezultatele efective ale anului trecut și parametrii de dezvoltare țintă pentru noul an bugetar. Bugetul inițial de venituri și cheltuieli a fost format pe baza datelor din tabel. 4 și obiectivele de dezvoltare pentru 2018.:
- creşterea numărului de vânzări de produse 1 cu 15 % si produse 2 per 20 % ;
- preţul de vânzare pe unitatea de producţie 1 în cantitate 573 RUR. și produse de dimensiunea 2 813 RUR. (prețul mediu de vânzare pentru trimestrul al treilea și al patrulea din 2017);
- costul vânzărilor pe unitatea de producție 1 în valoare de 495 RUR. și produse de dimensiunea 2 706 RUR. (costul mediu al vânzărilor pentru al treilea și al patrulea trimestru din 2017);
- cheltuieli de afaceri la nivel 8,8 % din valoarea vânzărilor de produse (nivel mediu anual 2017);
- costurile de management la nivel 3,1 % din valoarea vânzărilor de produse (nivel mediu anual real în 2017);
- veniturile și cheltuielile neexploatare pentru anul 2018 sunt planificate din suma medie trimestrială pentru fiecare element efectiv format la sfârșitul anului 2017.
Bugetul initial de venituri si cheltuieli astfel format este prezentat in tabel. 6.
După însumarea finală a rezultatelor anului (vezi Tabelul 5) și recalcularea indicatorilor bugetari folosind aceleași obiective de dezvoltare pentru 2018. bugetul de venituri si cheltuieli ajustat a căpătat un nou aspect (Tabelul 7).
Pentru a ne asigura în sfârșit că bugetul de venituri și cheltuieli pentru 2018 trebuie ajustat, să comparăm datele din tabel. 6 și 7 (Tabelul 8).
Concluzii pe baza datelor din tabel. 8:
- există o diferență în aproape toți indicatorii bugetari pentru anul 2018. În bugetul ajustat, cantitatea de produse prognozată pentru vânzare este mai mare, prețul de vânzare al unităților de produs este mai mare, ceea ce împreună crește vânzările anuale cu 1.402.594 RUB.;
- există o creștere a costului unei unități de produse vândute 1 și o scădere a costului unei unități de produse vândute 2, ceea ce va duce la o creștere a costului total al vânzărilor cu 864.510 RUB.;
- Efectul general al volumului și costului factorilor de vânzări ar trebui să permită Alpha să realizeze un venit brut de 538.083 RUB. mai mult decât bugetul inițial prevăzut;
- ajustările bugetului de venituri și cheltuieli pentru 2018 au condus la o creștere a valorii planificate a profitului net de la 961.091 la 1.355.431 de ruble. ( +41 % ) și o creștere a profitabilității afacerii de la 1,2 la 1,7 % .
Punct important: Pentru fiecare companie specifică, gradul de necesitate a ajustării bugetului ținând cont de rezultatele finale ale anului trecut va fi diferit, dar se poate concluziona tipare generale:
- cu cât este mai mare coeficientul de sezonalitate pentru ultimele două luni ale anului, cu atât abaterile vânzărilor efective din noiembrie și decembrie de la cele prognozate vor afecta corectitudinea noilor indicatori bugetari;
- pentru companiile care au cheltuieli semnificative în ultimul trimestru al anului de raportare (de exemplu, plătesc bonusuri anuale clienților rețelei), impactul abaterilor poate afecta foarte mult nivelul cheltuielilor și structura acestora pe trimestru;
toate abaterile de peste 5% identificate în cadrul însumării finale a ultimului trimestru al anului de raportare trebuie verificate pentru gradul de influență asupra abaterilor pentru întregul an.
CONCLUZIE
Dacă o companie aprobă un buget inexact și nu îl ajustează pe baza abaterilor identificate, acesta va suporta cheltuieli nejustificate(sub formă de bonusuri pentru depășirea bugetului subestimat) sau va primi un buget evident imposibil(in cazul parametrilor umflati), demotivarea angajatilor. Prin urmare, șeful serviciului economic ar trebui să compare întotdeauna bugetul adoptat cu analogul său, calculat pe baza rezultatelor finale, pentru a evalua necesitatea ajustării bugetului inițial și a iniția o astfel de ajustare cu conducerea companiei.
1. O condiție necesară pentru îndeplinirea oricărui buget este corectitudinea acestuia.
2. Probabilitatea atingerii obiectivelor anuale și fiabilitatea planificării bugetelor trimestriale și lunare depind de corectitudinea bugetelor anuale.
3. Corectitudinea bugetelor anuale se verifică prin însumarea rezultatelor finale ale anului trecut.
Și cărțile „Organizarea și automatizarea contabilității de gestiune”
Atunci când implementați un proiect de buget, toate elementele acestuia pot fi reluate semnificativ, iar unele pot fi create aproape de la zero. În special, acest lucru se poate întâmpla cu un model de bugetare financiară.
Aceasta înseamnă că va trebui în continuare să înveți cum să lucrezi cu el. În timpul unei astfel de instruiri, este foarte posibil să fie necesare ajustări bugetare. Trebuie să fii complet calm în privința asta.
Trebuie reținute următoarele:
Derulând proiecte de consultanță din 1995, am lucrat cu diferite companii și am văzut diferite atitudini față de munca depusă.
Au fost cazuri când nu am înțeles deloc cum a apărut proiectul de consultanță, pentru că... Nu am putut înțelege cine are cu adevărat nevoie de ceea ce se face în cadrul proiectului. Acest lucru, desigur, s-a întâmplat în principal în companiile mari.
La realizarea unor astfel de proiecte fie nu s-a implementat nimic cu adevărat, fie s-a făcut totul foarte superficial, pentru că... clientul nu s-a implicat foarte activ în proiect, uneori neînțelegând cu adevărat ce se întâmplă.
A mai fost o extremă, când clientul a încercat să obțină rezultatul perfect și a fost gata să-l lingă la infinit. Mai mult, acest lucru s-ar putea întâmpla nu numai în companiile relativ mici.
De exemplu, într-o companie, care este unul dintre liderii de pe piața sa, aceștia au fost atât de distrași în etapa de „Design organizațional”, încât nu au putut aproba noua structură organizatorică și funcțională a companiei.
În loc de cele trei luni planificate, proiectul a durat șase luni. Și care a fost rezultatul? Șase luni mai târziu, a apărut un plan de rafinare a structurii organizaționale pentru încă patru luni.
O caracteristică specială a proiectului de bugetare este că se referă la aproape toate aspectele activităților companiei. Prin urmare, indiferent dacă compania vrea sau nu, dacă există lacune sau neajunsuri în orice domeniu, acestea vor ieși cu siguranță la suprafață.
Desigur, doriți să luați imediat în considerare totul și să îl corectați astfel încât să existe cât mai puține ajustări bugetare posibile în viitor. Dar în etapa de implementare acest lucru nu poate fi evitat.
Astfel, ajustarea bugetelor este un fenomen absolut normal, mai ales atunci când sistemul tocmai este în curs de depanare. Desigur, acest lucru nu înseamnă că bugetele trebuie modificate din cauza „fiecărui strănut”, dar ajustările sunt încă posibile.
Și acesta este, de asemenea, un curs complet natural al evenimentelor, pentru că... când revii la o problemă aparent rezolvată (în acest caz, elaborarea unui model de bugetare și a unor reglementări), realizezi că în anumite locuri s-ar fi putut face mai bine și mai eficient.
Nota: subiectul acestui articol este discutat mai detaliat la atelier „Gestionarea bugetului unei întreprinderi”, care este realizat de autorul acestui articol -
Conform planurilor guvernamentale pentru 2016, deficitul trezoreriei ruse va depăși semnificativ două trilioane de ruble (3% din PIB). Fondul de Rezervă va trebui să compenseze deficitul, în urma căruia acesta din urmă va pierde o treime din economiile sale. În același timp, există motive să credem că ne așteaptă cel puțin încă un an din 2016.
Motive pentru ajustarea bugetului
Pe baza rezultatelor primelor patru luni ale acestui an, deficitul trezoreriei statului s-a ridicat la 1,23 trilioane de ruble (4,7% din PIB). Aceasta este mai mult de jumătate din suma planificată pentru întregul 2016. Cea mai proastă lună în acest sens a fost aprilie, în urma căreia deficitul a ajuns la 552,5 miliarde de ruble (8,6% din PIB) - cea mai proastă cifră din ultimii cinci ani.
Motivele ajustării bugetare sunt aceleași: stagnarea economică și confruntarea politică cu Occidentul. Principala sursă de venituri rămâne industria petrolului și gazelor, oferind o treime din venituri (? 1,3 trilioane). Ponderea sectoarelor rămase luate împreună a reprezentat 2,6 trilioane de euro în primul trimestru.
Principalii destinatari ai banilor guvernamentali au fost agențiile de securitate și de aplicare a legii (? 1,74 trilioane). Solicitările lucrătorilor din sectoarele economice, educaționale și educaționale, cărora li s-au alocat 821 de miliarde, au fost satisfăcute cu mult mai puțin.
Ce influențează ajustările bugetare?
În următorul an și jumătate, media va fi de 40 de dolari pe baril. Cel puțin, acesta va fi punctul de plecare al guvernului în elaborarea următoarei ajustări bugetare. Dacă prognoza se va îndeplini, atunci va fi amânată introducerea regulii, potrivit căreia veniturile de peste 50 de dolari pe baril vor merge către Fondul de rezervă. Fezabilitatea utilizării sale nu va fi luată în considerare până în toamnă.
Este posibil ca și problema reducerii cu 10% a cheltuielilor, de care departamentele ar fi trebuit să se ocupe până în aprilie, să fie și ea discutată mai aproape de sfârșitul anului. Era planificat ca această măsură să aducă la trezorerie până la 500 de miliarde de ruble, dar până acum nu a fost posibil să se obțină rezultatul dorit. Nu toată lumea a reușit să facă tăierile necesare.
O altă posibilă sursă de venit este încasările din privatizarea parțială a companiilor de stat. În următorii doi ani, ar trebui să aducă până la un trilion și jumătate de ruble. La ajustarea bugetului pe 2016, care va avea loc cel mai probabil în toamnă, se vor lua în considerare toate circumstanțele de mai sus. În plus, nu trebuie să uităm de un astfel de factor precum stabilitatea monedei naționale. De asemenea, poate juca un rol în luarea unor decizii semnificative.
Cine va fi afectat de regimul economic?
În cadrul programului de reducere, în anul 2016 a fost anulată indexarea burselor, a salariilor funcționarilor publici, a personalului militar, a judecătorilor și a pensiilor pensionarilor care lucrează. Vechilor rămași li s-a promis o creștere de 4%. În plus, economiile pentru pensii au fost înghețate pentru a treia oară și este planificată creșterea perioadei de pensionare.
O altă surpriză „plăcută” îi așteaptă pe medici și profesori - salariile lor vor fi reduse cu 33,3 miliarde. Noua formulă va ajuta la optimizare, în urma căreia guvernul va economisi peste 24 de miliarde la profesori și 9 miliarde la medici.
Indexarea plăților cu 4% pentru pensionarii civili și militari poate fi majorată în funcție de rezultatele primului semestru al anului. Este greu de așteptat ca creșterea să aibă loc, dar mai există speranță. Dacă o persoană continuă să lucreze, în ciuda vârstei sale, nu va primi nicio pensie suplimentară. Stagiarii, studenții absolvenți, rezidenții și doctoranzii nu ar trebui să viseze la asta.
În ciuda viitoarelor alegeri, ajustările bugetare au afectat și o altă parte importantă a electoratului. Înghețarea salariilor funcționarilor publici și militarilor până la începutul anului 2017 se explică prin situația economică dificilă. Vom afla în toamnă dacă anul viitor guvernul va putea găsi rezerve pentru a ridica moralul acestui grup de alegători.
La ce să te aștepți?
Potrivit șefului Centrului de Cercetare Strategică, ajustările la bugetul pe 2016 ar putea duce la o reducere a articolelor de cheltuieli cu încă 5%. În acest ritm, pe parcursul a patru ani, costurile trezoreriei pot fi reduse cu 20%, ceea ce este un indicator destul de serios. O altă întrebare este pe cheltuiala cui să economisească.
Kudrin însuși subliniază că este un oponent înflăcărat al optimizării în domeniile educației, medicinei și construcției de infrastructură. În același timp, este încrezător că multe articole de cheltuieli pot fi efectiv tăiate fără durere. În plus, acest lucru trebuie făcut cât mai repede posibil. Vom afla în curând dacă guvernul va asculta opinia fostului ministru de finanțe.
Îmi propun să vorbim despre două componente importante ale sistemului de management al bugetului unei companii – procesele de ajustare și monitorizare a execuției bugetului.
Prima și poate principala teză este că aceste procese ar trebui, în principiu, să existe în companie. Pentru că multe companii pur și simplu nu le au. Totodată, se poate alcătui și se aprobă un buget, se poate face o comparație regulată a faptului cu planul, se pot înregistra abaterile realizate, iar cauzele acestora pot fi analizate. Dar o astfel de practică nu poate fi numită management financiar. Pentru că nu există un impact vizat asupra minimizării abaterilor: bugetul aprobat nu este ajustat în timp util, iar cererile de cheltuieli inițiate sunt satisfăcute automat, fără nicio verificare.
Atât factorii externi, cât și structura internă a afacerii se schimbă zilnic. Și bugetul, de regulă, este aprobat pentru anul calendaristic. Prin urmare, acesta trebuie actualizat constant conform unei anumite proceduri aprobate de companie.
Și controlați execuția bugetului în ceea ce privește elementele de cheltuială, verificând pentru fiecare cerere individuală de plată că există o limită de liberă suficientă pentru elementul de cheltuială corespunzător. Diagrama generală a acestor procese în interrelația lor arată astfel:
După cum puteți vedea, procesele sunt în esență destul de simple. După caz, directorii financiari inițiază cereri de ajustare a bugetelor, care sunt convenite conform procedurii aprobate de companie. Aplicațiile aprobate influențează bugetele Districtului Federal Central și ale companiei în ansamblu, formând versiunea lor actuală. Când se primește următoarea cerere de plată, se face o verificare pentru a vedea dacă există o limită disponibilă la adresa bugetară corespunzătoare. Dacă este disponibilă, plata este procesată. Limitele actuale ale articolelor, la rândul lor, depind de bugetul actualizat și de volumul plăților efectuate anterior în perioada curentă.
Presupun că logica de mai sus pentru implementarea controlului bugetar este cunoscută de o parte semnificativă a cititorilor. Și, cu toate acestea, în practică sunt făcute o mulțime de greșeli care reduc drastic eficacitatea acestor proceduri. Cele mai frecvente greșeli și modalități de a le evita sunt descrise mai jos.
Greșeli frecvente în procesul de ajustare bugetară
- O procedură complexă, excesiv de birocratică. Acest lucru este valabil chiar și pentru companiile relativ mici. Ca urmare, procedura este lungă, ceea ce poate duce la pierderea ritmului de dezvoltare a companiei și la ratarea oportunităților de afaceri.
Rețeta este de a minimiza numărul de departamente/angajați care coordonează cererea de ajustare. Aprobați și utilizați un format simplu de aplicație care conține doar informațiile care sunt de fapt necesare. Automatizați procesul de efectuare a ajustărilor.
În plus, este posibilă diversificarea nivelului decizional privind ajustările (calea de aprobare aplicată) în funcție de cuantumul acestora. - Procedura nu este transparentă pentru districtele federale centrale, ale căror bugete sunt ajustate. Nu există feedback cu privire la starea actuală a cererii, motivele respingerii cererilor sau timpul estimat pentru luarea unei decizii.
Rețetă - o descriere actualizată a procesului de afaceri de ajustări disponibile pentru uz general (de exemplu, în Regulamentul de planificare financiară), munca activă a Serviciului financiar cu alte departamente pentru a explica algoritmul pentru efectuarea acestui proces, precum și ca din nou automatizare adecvată folosind un sistem care permite inițiatorului să vadă aplicațiile de stare curentă. - Nu există restricții cu privire la tipurile și valoarea („semnealitate” sau „semnificație”) ajustărilor inițiate. Rezultatul este o creștere necontrolată a numărului lor.
Rețeta este de a stabili restricții adecvate și de a le reflecta în descrierea procesului de afaceri și a setărilor sistemului automat.
De exemplu, bugetele pentru inițiative strategice alocate departamentelor pentru execuție și aflate sub controlul conducerii companiei pot fi ajustate doar central. Cererile de ajustări de la unitățile de afaceri nu sunt acceptate pentru acestea.
Pentru a determina nivelul actual de semnificație al ajustării, vă puteți concentra pe suma cheltuielilor companiei pentru aprobarea și implementarea acesteia. Motorul acestor costuri îl reprezintă costurile cu forța de muncă ale tuturor angajaților implicați în inițierea și convenirea asupra unei ajustări separate. Este necesar să se estimeze costurile directe și generale (inclusiv amortizarea) corespunzătoare acestor costuri cu forța de muncă. Suma minimă admisă de ajustare trebuie să depășească estimarea obținută și, în plus, să fie cu adevărat semnificativă în comparație cu bugetul total al departamentelor.
Greșeli tipice în procesul de control al bugetului
- Control insuficient de strict. De exemplu, puteți găsi adesea control numai asupra plăților (pe baza bugetului fluxului de numerar). Această abordare nu permite gestionarea execuției părții de cheltuieli din Declarația de profit și pierdere, întrucât nu ia în considerare decalajele de timp dintre livrarea bunurilor/prestarea serviciilor și transferul de fonduri determinat de termenii contractelor cu contrapartidelor.
- Control prea strict.În majoritatea companiilor, controlul este construit pe toate secțiunile analitice prezente în bugetul inițial. Dar această abordare nu este deloc necesară și de multe ori nu este justificată.
Mai întâi trebuie să răspundeți la întrebarea „Ce anume vrem să controlăm?” De exemplu, pentru o companie care abia începe să implementeze procesele corespunzătoare, poate fi suficient să controlați doar două limite - pentru cheltuielile de exploatare și de capital pentru întregul an. În acest caz, chiar și controlul asupra unui element de cheltuială separat va fi inutil.
Opțiunea cea mai tipică este controlul pe perioade (lună, trimestru), articole de cheltuieli și proiecte individuale. Fezabilitatea utilizării altor secțiuni analitice în sistemul de control trebuie cântărită cu atenție. Abaterile de fapt de la plan pentru acești analiști suplimentari pot fi lăsate în zona de responsabilitate a departamentelor care gestionează cheltuielile corespunzătoare. Desigur, prin efectuarea regulată a controlului plan-real în acest context și prin generarea de raportări adecvate.
Trebuie amintit că fiecare analiză a bugetului controlat este o povară nu numai pentru finanțatori, ci și pentru un număr mare de angajați ai altor departamente, care trebuie să indice parametrul corespunzător atunci când generează cereri de ajustări și, cel mai important, să inițieze o mulțime de ajustări suplimentare pentru a transfera bugetul în cazul în care limita pe orice bloc în cadrul acestei analize.
Din punct de vedere tehnic, pentru a înregistra valoarea ajustării în cadrul analizelor care nu sunt utilizate în controlul bugetar (și, în consecință, în procesul de ajustări - vezi mai jos), poate fi utilizată o metodă „proporțională”, în care noua sumă de cheltuieli, ținând cont conteaza urmatoarea ajustare, se inregistreaza proportional cu distributia existenta a sumelor in cadrul acestor analisti.
Erorile comune tipice în procesele de reglare și control
- Tipurile de secțiuni analitice ale bugetului reflectate în ajustări nu coincid cu secțiunile analitice utilizate în controlul bugetar.
De exemplu, dacă dorim să controlăm bugetul pe post, perioadă, divizie, proiect și segment de client, atunci acestea și numai aceste caracteristici trebuie furnizate în cererea de ajustare.
Dacă unele analize nu sunt prezente în control, dar sunt prezente în ajustări, atunci ajustările pe această bază nu au prea mult sens, deoarece bugetul va fi ajustat în funcție de această analiză fără control ulterior.
Dacă unele analize nu sunt prezente în ajustări, dar sunt prezente în control, atunci, la rândul său, un astfel de control își pierde sensul, deoarece această analiză va controla fie bugetul inițial care nu mai este relevant, fie bugetul actualizat în mod „proporțional”. descrise mai sus. - Arhitectură ineficientă a soluției IT pentru a sprijini procesele.
O opțiune întâlnită frecvent este o soluție care utilizează două sisteme separate (sau un modul într-un singur sistem):- Un sistem în care se formează bugetul inițial și se rezolvă sarcini de analiză/raportare (BI).
- Un sistem în care se ține contabilitatea și se exercită controlul bugetar.
Din păcate, în practică există soluții extrem de ineficiente atunci când întregul proces de procesare a cererilor individuale de ajustări este duplicat în ambele sisteme.
Sper că utilizarea recomandărilor prezentate mai sus vă va ajuta să construiți procese de ajustare și control bugetare cu adevărat eficiente, care sunt parte integrantă a sistemului de management al bugetului.
Capitolul 20. Sechestrarea și ajustările bugetare
Articolul 110. Sechestru
1. Sechestrul este un mecanism special care prevede o reducere a cheltuielilor bugetare în anumite limite, care se introduce în cazurile în care, pe perioada execuției bugetelor republicane și locale, veniturile aprobate nu ajung la bugetele republicane și locale, ca urmare din care devine imposibilă finanţarea integrală a programelor bugetare aprobate . 2. Sechestrarea programelor bugetare în valoare mai mică de zece la sută din volumul anual aprobat al acestora poate fi efectuată prin hotărâre a Guvernului Republicii Kazahstan sau a unui organism executiv local, în cuantum de peste zece la sută - pe baza unei legi sau a unei decizii a maslikhat. 3. În baza hotărârii Guvernului Republicii Kazahstan sau a unui organ executiv local privind sechestrul, organul autorizat pentru execuția bugetară, în modul stabilit de prezentul Cod, efectuează ajustări la bugetul corespunzător. 4. La reducerea programelor bugetare se ține cont de prioritatea și orientarea socială a acestora. (5) Odată cu adoptarea unei hotărâri de către comisia bugetară competentă cu privire la sechestru, organul de execuție bugetar autorizat suspendă înregistrarea tranzacțiilor și plăților civile în cadrul programelor bugetare pentru care se preconizează sechestrul. 6. Reglementarea relațiilor apărute în timpul sechestrului în tranzacțiile civile încheiate pe cheltuiala fondurilor bugetare se realizează în conformitate cu legislația civilă a Republicii Kazahstan. 7. Cheltuielile bugetare care vizează îndeplinirea obligațiilor de concesiune de stat nu sunt supuse sechestrului în procesul de execuție bugetară.
Notă de subsol. Articolul 110, astfel cum a fost modificat prin Legea Republicii Kazahstan din 07/04/2013 nr. 131-V (va intra în vigoare după zece zile calendaristice de la prima publicare oficială).
1. Ajustarea bugetară este o modificare a indicatorilor bugetului aprobat (actualizat) pe baza rezoluțiilor Guvernului Republicii Kazahstan, a organelor executive locale și a altor acte legislative de reglementare prin introducerea de modificări și completări la planul consolidat de venituri și finanțarea plăților, planul consolidat de finanțare a obligațiilor pentru următorul exercițiu financiar în modul stabilit de Guvernul Republicii Kazahstan. În acest caz, sumele prevăzute pentru realizarea acestor investiții bugetare pot fi redistribuite între alte proiecte de investiții bugetare în cadrul unui program bugetar al administratorului programului bugetar corespunzător. 3. Ajustările la bugetul local se efectuează în următoarele cazuri: 1) formarea, lichidarea, reorganizarea, modificarea funcțiilor și a limitelor de personal ale organelor executive finanțate de la bugetul local și ale instituțiilor de stat subordonate acestora. În acest caz, ajustarea bugetară constă în comasarea, împărțirea, reducerea (mărirea), transferarea programelor bugetare relevante aferente acestor cazuri, în limita sumei totale a acestor programe bugetare aprobate (clarificate) prin hotărârea maslikhat-ului asupra bugetului local. ; 2) alocarea în cursul exercițiului financiar a fondurilor din rezervele Guvernului Republicii Kazahstan și ale organului executiv local al regiunii către bugetul inferior, precum și alocarea în cursul exercițiului financiar către bugetul inferior a fondurilor din partea repartizată; program bugetar prevazut in bugetul superior; 2-1) prevăzute la art. 42 alin. 3 din prezentul cod; 2-2) alocarea suplimentară și (sau) modificări ale volumului de transferuri țintite alocate și împrumuturi bugetare de la bugetul superior; 3) repartizarea între diverși administratori ai programelor bugetare a fondurilor programului bugetar aprobate în cadrul unui anumit administrator de programe bugetare; 4) prevăzute la art. 44 alin. 4 şi 5 din prezentul cod; 5) prevăzute la alin.4 al art. 104 din prezentul cod; 6) prevăzute la paragraful 3 al articolului 110 din prezentul cod.