Orice contabil știe că toate documentele primare trebuie păstrate pentru o anumită perioadă de timp. Companiile mari au arhive speciale pentru stocarea dosarelor cu documente contabile. Odată cu apariția managementului electronic al documentelor, o anumită parte a documentelor nu mai poate fi tipărită, ci stocată electronic. Indiferent de metoda aleasă de stocare a documentației primare, trebuie să lucrați în conformitate cu termenele stabilite de lege. Despre ele vom vorbi mai jos.

Informațiile generale despre perioadele de stocare pentru documentele primare sunt conținute în Legea federală din 6 decembrie 2011 Nr 402-FZ. Această parte a legislației prevede că materialele primare trebuie depozitate timp de cel puțin cinci ani. Perioada poate fi mai mare - iar durata exactă de valabilitate a unui anumit document va fi determinată de Ordinul Ministerului Culturii al Federației Ruse. Acest document conține un tabel cu perioadele de păstrare pentru documentele contabile primare, registrele fiscale, documentele de personal și alte documente. Tabelul prezintă 1.003 posturi cu termene limită pe tip de document.

Perioada de păstrare a documentelor primare în contabilitate nu s-a modificat în 2017.

Nu confundați perioadele de păstrare pentru documentele primare cu perioadele de păstrare pentru documentele contabile fiscale. De exemplu, o factură este un document fiscal și poate fi stocată doar patru ani (clauza 8, clauza 1 din Codul fiscal al Federației Ruse).

Rețineți că perioada de stocare a documentelor primare în departamentul de contabilitate nu se calculează de la data întocmirii documentului, ci de la începutul noului an de raportare (scrisoare din partea Ministerului Finanțelor al Federației Ruse).

De exemplu, factura a fost întocmită pe 24 august 2017. Conform regulilor, perioada minimă de depozitare este de cinci ani. Aceasta înseamnă că o astfel de factură nu poate fi distrusă înainte de 01.01.2023.

Perioada de păstrare pentru unele documente depinde de faptul inspecției. De exemplu, rapoartele de cheltuieli trebuie păstrate timp de cinci ani. Dacă autoritățile fiscale nu le-au verificat în această perioadă, perioada este mărită (Ordinul Ministerului Culturii al Federației Ruse din 25 august 2010 nr. 558).

Perioada maximă de păstrare se stabilește pentru documentele de personal (comenzi, carduri pentru angajați), diverse documente de salariu. Astfel de documente trebuie păstrate cel puțin 75 de ani.

Stocați documente electronice în Diadoc - este mai sigur decât pe computerul personal. Toate documentele sunt stocate în mai multe copii pe servere diferite, ceea ce face imposibilă pierderea informațiilor. Verificați gratuit capacitățile Diadoc cu promoția „Nelimitat timp de 2 luni”.

Perioade de stocare a documentelor electronice

Legea prevede că certificatul primar poate fi eliberat pe hârtie și electronic (Partea 5 a Legii federale din 6 decembrie 2011 nr. 402-FZ). Dacă un document electronic este emis în conformitate cu legea, acesta este supus acelorași perioade de păstrare ca și pentru versiunea pe hârtie.

Nu există un singur program pentru stocarea documentelor electronic. Astfel, ordinele de plată pot fi stocate în sistemul bancar client-bancă. Documentele primare, cum ar fi facturile, UPD, actele, pot fi stocate într-un program sau serviciu de contabilitate prin care are loc fluxul de documente electronice. De asemenea, depozitare documente electronice eventual într-o arhivă electronică specială sau în cloud. Documentele electronice pot fi stocate în diferite moduri; sarcina contabilului șef este de a asigura siguranța și lizibilitatea acestora chiar și după ani.

Deci, să rezumam. La întrebarea care este perioada minimă de stocare a documentelor contabile primare stabilită prin lege, putem răspunde în siguranță - cinci ani. Perioadele de stocare pentru documentele electronice pot fi calculate pe baza perioadelor de stocare pentru documentele pe hârtie. Aceste date coincid. Metoda aleasă de stocare a documentelor trebuie reflectată în politica contabilă.

Procedura și termenele de păstrare a evidențelor contabile și fiscale, a documentelor de personal

Orice organizație, indiferent de tipurile sale de activități, volumele de producție sau dimensiunea personalului, se confruntă inevitabil cu cerințe legale pentru documentarea tranzacțiilor financiare și economice și a relațiilor de muncă. Această cerință se datorează nu numai necesității de eficientizare a procesului de producție, ci și necesității exercitării controlului de stat asupra activităților entităților comerciale. Legislația stabilește anumite cerințe pentru alcătuirea și forma documentelor utilizate pentru documentarea procesului de producție, precum și cerințe pentru calendarul și procedura de depozitare și distrugere a acestor documente.

Cerințe pentru perioadele de păstrare a documentelor contabile și fiscale

Legislația contabilă și fiscală, privind arhivarea stabilește diverse cerințe pentru perioadele de păstrare a documentelor contabile și de raportare contabile și fiscale. Diferența dintre perioadele de păstrare a documentelor se datorează importanței documentului, necesității lui pentru contabilitate, pentru calcularea și plata impozitelor.

Astfel, Codul Fiscal al Federației Ruse stabilește o perioadă maximă de stocare de patru ani pentru documentele contabile și contabile fiscale care sunt necesare pentru calcularea și plata impozitelor. Această perioadă în conformitate cu paragrafele. 8 clauza 1 art. 23 din Codul Fiscal al Federației Ruse se aplică, de asemenea, documentelor care confirmă primirea veniturilor, cheltuielilor (pentru organizații și antreprenori individuali), precum și plata (reținerea la sursă) a impozitelor.

Legislația contabilă stabilește o perioadă de stocare minimă de cinci ani pentru datele contabile și de raportare. Alte perioade de păstrare, în funcție de tipul documentului, sunt stabilite de legislația privind arhivarea. Deci, potrivit art. 17 din Legea federală din 21 noiembrie 1996 nr. 129-FZ „Cu privire la contabilitate” (denumită în continuare Legea nr. 129-FZ), organizațiile sunt obligate să păstreze documentele contabile primare, registrele contabile și situațiile financiare pentru perioadele stabilite în în conformitate cu regulile organizației de stat afaceri de arhivă, dar nu mai puțin de cinci ani.

Anterior, cerințele afacerilor arhivistice de stat pentru stocarea documentelor erau cuprinse în Lista documentelor standard de management generate în activitățile organizațiilor cu indicarea perioadei de stocare a acestora, aprobată de Serviciul Federal de Arhive al Rusiei la 6 octombrie 2000. În conformitate cu ordinul Arhivelor Federale din 26 august 2010 nr. 63, Lista specificată și-a pierdut puterea. În prezent, există o Listă de documente de arhivă de management standard generate în procesul activităților organelor de stat, guvernelor locale și organizațiilor, care indică perioadele de depozitare, aprobată prin Ordinul Ministerului Culturii al Rusiei din 25 august 2010 nr. 558 (în continuare denumită Listă). Această listă stabilește tipuri specifice de documente contabile și de raportare, indicând perioadele de păstrare a acestora.

În general, documentele în funcție de perioada de păstrare se împart în următoarele grupe: documente cu o perioadă limitată de păstrare (1 an, 3 ani, 5 ani etc.), documente de păstrare permanentă; depozitare până când nu mai este nevoie; depozitare până la înlocuire cu documente noi. De exemplu, documentele analitice (tabele, rapoarte) pentru situațiile financiare anuale trebuie păstrate timp de 5 ani; carduri personale, conturi de angajat - 75 ani. Transfer, separare, lichidare bilanţuri, cereri, note explicative acestora, certificatele de înregistrare trebuie păstrate permanent. Mandatele executorii ale muncitorilor - pana la trecerea nevoii. Forme de formulare de raportare statistică în organizațiile care nu sunt dezvoltatorii acestora - până când sunt înlocuite cu altele noi etc.

Documentele care confirmă calculul și plata contribuțiilor de asigurare la fondurile extrabugetare trebuie păstrate timp de 6 ani (clauza 6, partea 2, articolul 28 din Legea federală din 24 iulie 2009 nr. 212-FZ).

Perioada de valabilitate documentatia personalului

Perioadele de păstrare a documentației de personal sunt definite în Lista pentru:

• documente utilizate pentru oficializarea relațiilor de muncă, în special:
• organizarea muncii și activități oficiale;
• raționalizarea forței de muncă, tarifarea, remunerarea;
• protecția muncii;
• documente utilizate pentru a documenta personalul, în special:
• angajarea, relocarea, transferul, concedierea salariatilor;
• stabilirea calificărilor lucrătorilor;
• îmbunătățirea calificărilor angajaților;
• răsplătitoare

În general, documentele în funcție de perioada de păstrare sunt împărțite și în următoarele grupe: documente cu perioadă limitată de păstrare, documente de păstrare permanentă; depozitare până când nu mai este nevoie; depozitare până la înlocuirea cu documente noi. În ceea ce privește documentele de personal, a fost adăugat un grup de depozitare - la cerere.

Documentația de personal din Listă este alocată secțiunilor 7 „Relații de muncă” și 8 „Personal”. De exemplu, contractele de muncă (contractele de servicii), contractele de muncă, contractele de muncă care nu sunt incluse în dosarele personale sunt stocate timp de 75 de ani; cardurile personale ale angajaților, inclusiv ale lucrătorilor temporari, sunt păstrate timp de 75 de ani; caracteristicile și CV-urile angajaților care nu sunt incluse în dosarele personale se păstrează timp de 5 ani și așa mai departe conform listei; documentele personale originale (carte de muncă, diplome, certificate, certificate) se păstrează până la cerere, iar cele nerevendicate timp de 75 de ani.

Procedura de stocare a documentelor contabile

În scopul stocării documentelor, organizația creează arhive (Partea 2 a articolului 13 din Legea federală din 22 octombrie 2004 nr. 125-FZ „Cu privire la afacerile de arhivă în Federația Rusă"). Conform Regulamentului privind documentele și fluxul documentelor în contabilitate, aprobat de Ministerul de Finanțe al URSS din 29 iulie 1983 nr.105, documentele primare, registrele contabile, rapoartele contabile și bilanțurile sunt supuse transferului obligatoriu în arhivă. Totodată, lucrarea este organizată în conformitate cu Regulile de bază pentru funcționarea arhivelor organizațiilor (aprobate prin decizia Consiliului din Rosarkhiv din 6 februarie 2002).

Documentele primare, registrele contabile, rapoartele contabile și bilanțurile, înainte de a le transfera în arhivele unei întreprinderi sau instituții, trebuie păstrate în compartimentul de contabilitate în încăperi speciale sau dulapuri încuiate sub responsabilitatea persoanelor autorizate de contabilul-șef. Forme raportare strictă trebuie depozitate in seifuri, dulapuri metalice sau incaperi speciale pentru a le asigura siguranta.

Procedura de stocare a documentelor primare și de ieșire pe suporturi care pot fi citite de mașină este determinată în documentele de reglementare relevante care reglementează menținerea contabilității în condițiile mecanizării (automatizării) acesteia.

Documentele primare procesate manual ale lunii curente aferente unui anume registru contabil sunt completate in ordine cronologica si insotite de certificat pentru arhiva. Comenzi în numerar, rapoartele anticipate, extrasele bancare cu documentele aferente trebuie selectate în ordine cronologică și legate. Anumite tipuri de documente (comenzi de lucru, rapoarte de schimb) pot fi stocate nelegat, dar arhivate în dosare pentru a evita pierderea sau utilizarea greșită a acestora.

Ministerul Finanțelor al Rusiei în scrisoarea din 24 iulie 2008 nr. 03-02-07/1-314 notează că stocarea documentelor primare, a documentelor contabile și contabile fiscale poate fi efectuată în formă electronică, cu excepția cazului în care prin reglementări se prevede altfel. acte juridice Federația Rusă. În același timp, stocarea lor pe medii de stocare computerizate ar trebui să fie efectuată în conformitate cu Legea federală din 10 ianuarie 2002 nr. 1-FZ „Cu privire la semnătura digitală electronică”, folosind o semnătură digitală electronică echivalentă cu o semnătură scrisă de mână într-un document. pe un suport de hârtie.

Siguranța documentelor primare, a registrelor contabile, a rapoartelor contabile și a bilanțurilor, execuția și transferul acestora în arhivă este asigurată de contabilul-șef al întreprinderii sau instituției. Eliberarea de documente primare, registre contabile, rapoarte contabile și bilanțuri de la compartimentul contabil și din arhivele întreprinderii sau instituției către angajații altor divizii structurale ale întreprinderii sau instituției este, de regulă, interzisă, iar în unele cazurile se pot face numai din ordinul contabilului-şef.

Sechestrul documentelor primare, registrelor contabile, rapoartelor contabile și bilanțurilor de la întreprinderi și instituții se poate efectua numai de către organele de anchetă, de cercetare prealabilă, parchet și instanțe de judecată în baza deciziilor acestor organe în conformitate cu actuala procedură penală. legislatia. Sechestrul este documentat într-un protocol, a cărui copie este predată împotriva semnăturii funcționarului relevant al întreprinderii sau instituției. Cu permisiunea și în prezența reprezentanților autorităților care efectuează sechestrul, funcționarii relevanți ai întreprinderii sau instituției pot face copii ale documentelor sechestrate indicând motivele și data sechestrului acestora. În cazul în care sunt ridicate volume de documente neterminate (nedepuse, nenumerotate etc.), atunci cu permisiunea și în prezența reprezentanților autorităților care efectuează sechestrul, funcționarii relevanți ai întreprinderii sau instituției pot completa aceste volume (realizează o inventar, numerotează foile, dantelă-le, sigilează-le) , certifică cu semnătura și sigiliul tău).

Procedura de pastrare a documentatiei de personal

Documentele de personal pot fi stocate în serviciul de personal sau arhiva organizației. Procedura de păstrare a documentației de personal este reglementată de prevederi separate ale legislației muncii în raport cu diverse tipuri documentare.

Deci, de exemplu, în art. 87 din Codul Muncii al Federației Ruse stabilește obligația angajatorului de a asigura siguranța datelor personale ale angajatului. Datele personale ale unui angajat sunt informații necesare angajatorului în legătură cu relațiile de muncă și referitoare la un anumit angajat (Articolul 85 din Codul Muncii al Federației Ruse). Datele personale includ informații conținute într-un fișier personal.

Procedura de stocare a datelor cu caracter personal ale angajaților este stabilită de angajator în conformitate cu cerințele Codului Muncii al Federației Ruse și ale altor legi federale (Articolul 87 din Codul Muncii al Federației Ruse). Prin urmare, angajatorul trebuie să emită reglementări locale adecvate care reglementează stocarea și utilizarea datelor cu caracter personal, precum și să asigure protecția acestora împotriva utilizării greșite sau pierderii.

Legislația nu stabilește cerințe specifice pentru dotarea spațiilor în care trebuie stocate datele cu caracter personal. Între timp, pentru a evita accesul neautorizat la datele personale ale angajaților, se recomandă dotarea încăperii în care sunt stocate astfel de date cu dulapuri încuiate pentru stocarea informațiilor pe hârtie. Angajatorul trebuie să stabilească în reglementările locale cerințele pentru sediul în care sunt stocate datele personale ale angajaților și condițiile de stocare a acestora. De asemenea, trebuie avut în vedere faptul că datele personale ale angajatului sunt stocate în formă documentată, a cărei natură este determinată și de angajator.

Pentru stocarea formularelor de înregistrare a muncii se aplică cerințe separate. Formularele carnetului de muncă și inserarea acestuia ca formulare stricte de raportare trebuie păstrate în seifuri, dulapuri metalice sau încăperi speciale pentru a asigura siguranța acestora (clauza 42 din Regulile de păstrare și păstrare a carnetelor de muncă, clauza 6.2 din Regulamentul privind documentele și fluxul documentelor). în contabilitate, aprobat Ministerul Finanţelor al URSS 29/07/83 Nr. 105).

Tipuri de documente și perioadele lor de păstrare

În conformitate cu paragraful 4 al art. 89 din Codul Fiscal al Federației Ruse, ca parte a unui control fiscal la fața locului, o perioadă care nu depășește trei ani calendaristici anteriori anului în care a fost luată decizia de a efectua auditul. Această perioadă corespunde perioadei de păstrare a documentelor, care este stabilită prin alineate. 8 clauza 1 art. 23 din Codul fiscal al Federației Ruse - patru ani.

Este important ca lipsa de documente a contribuabilului din cauza încălcării cerințelor de securitate conferă inspectoratului fiscal dreptul de a stabili cuantumul impozitului de plătit la buget prin calcul. Acest drept este supus prevederilor paragrafelor. 7 clauza 1 art. 31 Codul fiscal al Federației Ruse. În conformitate cu poziția juridică a Curții Constituționale a Federației Ruse, stabilită în Decizia din 5 iulie 2005 nr. 301-O, metoda calculată de calcul a impozitelor, dacă este aplicată în mod justificat, nu poate fi considerată o încălcare a drepturile contribuabililor. Corectitudinea acestei abordări a fost confirmată de Curtea Supremă de Arbitraj a Federației Ruse în Decizia din 31 martie 2010 nr. VAS-5/10.

În ceea ce privește perioada inspecțiilor efectuate de inspectoratul de stat de muncă, trebuie menționat că reglementările care reglementează desfășurarea unor astfel de inspecții nu stabilesc o perioadă în care activitățile unei organizații să poată fi inspectate pentru conformitatea cu legislația muncii. În acest sens, putem concluziona că perioada de verificare ar trebui corelată cu perioada de păstrare a documentației.

Pierderea documentelor

Pierderea documentelor într-o organizație poate apărea din diverse motive: în caz de incendiu, furt, pierdere etc.

În cazul pierderii sau pierderii documentelor primare, șeful organizației numește prin ordin o comisie de investigare a cauzelor pierderii sau decesului, la care, după caz, sunt invitați reprezentanți ai autorităților de anchetă, de securitate și de supraveghere a incendiilor de stat. (clauza 68 din Regulamentul privind documentele și fluxul documentelor în contabilitate, aprobat de Ministerul Finanțelor al URSS 29.07.83 Nr. 105).

În conformitate cu paragraful 2 al art. 12 din Legea nr. 129-FZ, în caz de dezastru natural, incendiu sau alte situații de urgență cauzate de condiții extreme, este necesară efectuarea unui inventar. Rezultatele inventarierii stau la baza inregistrarii pierderilor in contabilitate.

Procedura de realizare a inventarierii și metoda de reflectare a rezultatelor este stabilită prin Ghidul metodologic pentru inventarierea proprietăților și obligațiilor financiare, aprobate prin Ordinul Ministerului Finanțelor al Rusiei din 13 iunie 1995 nr. 49. În plus, conducatorul organizatiei trebuie sa ia masuri pentru refacerea acelor documente primare care fac obiectul restaurarii si depozitarii in termenul stabilit de lege. De exemplu, copii ale situațiilor fluxurilor de numerar de pe conturile bancare pot fi solicitate de la băncile în care sunt deschise conturile organizației; de la contrapartide pot fi solicitate contracte, acte, facturi etc. (scrisoare de la Departamentul de Administrare Fiscală al Federației Ruse pentru Moscova din 13 septembrie 2002 Nr. 26-12/43411).

Distrugerea documentelor

Distrugerea documentelor într-o organizație se efectuează în conformitate cu cerințele Regulilor de bază pentru funcționarea arhivelor într-o organizație (aprobate prin Decizia Consiliului de administrație al Rosarhivului din 6 februarie 2002). De regulă, documentele care au expirat sunt distruse.

Documentele pentru distrugere sunt selectate de o comisie de experți. În acest caz, comisia de experți întocmește un act privind atribuirea documentelor în vederea distrugerii. Actului se anexează un inventar al cazurilor cu perioade de păstrare temporară pentru o anumită perioadă de timp. Inventarele de cazuri și acte trebuie luate în considerare de comisia de experți într-un singur complex și aprobate de șeful organizației. Cazurile incluse în actul aprobat privind alocarea documentelor pentru distrugere sunt separate de alte cazuri și depozitate într-un loc special destinat. Documentele selectate pentru distrugere și incluse în acte sunt transferate pentru distrugere.

Este prevăzută următoarea procedură pentru distrugerea documentelor organizației. Dosarele cu documente (cazuri) de distrus sunt transferate pentru prelucrare (eliminare). Înainte de livrare, dosarele cu documente sunt ambalate și, dacă este necesar, sigilate.

Cazurile supuse distrugerii sunt transferate spre prelucrare (eliminare). Transferul cazurilor se formalizează printr-o notă de acceptare, care indică data transferului, numărul de dosare care urmează a fi predate și greutatea deșeurilor de hârtie. Încărcarea și scoaterea pentru eliminare se efectuează sub supravegherea unui angajat responsabil cu asigurarea siguranței documentelor de arhivă.

Comisia de expertiză trebuie să consemneze faptul distrugerii tuturor documentelor (transfer spre prelucrare) și să întocmească un alt act privind distrugerea documentelor. La act se anexează o factură, conform căreia documentele au fost transferate în vederea procesării. Acest act este aprobat și de șeful organizației. Actul privind repartizarea documentelor în vederea distrugerii împreună cu inventarierea dosarelor, actul privind distrugerea documentelor se păstrează în arhivele societății în dosarul în curs de formare.

Responsabilitatea pentru securitatea documentelor

În ceea ce privește documentele contabile și de raportare, legislația stabilește răspunderea administrativă pentru încălcarea termenelor de păstrare a documentelor în temeiul art. 15.11 Codul contravențiilor administrative al Federației Ruse. Conform acestei norme, o încălcare gravă a regulilor de contabilitate și prezentare a situațiilor financiare, precum și a procedurii și a termenilor de stocare a documentelor contabile, atrage după sine impunerea unei amenzi administrative funcționarilor în valoare de două până la trei mii de ruble.

În acest caz, responsabilitatea organizării stocării documentelor contabile primare, registrelor contabile și situațiilor financiare în organizație va fi suportată de șeful organizației (Partea 3 a articolului 17 din Legea nr. 129-FZ).

În plus, încălcarea procedurii de păstrare a documentelor, care are ca rezultat pierderea acestora, poate atrage obligația fiscală a organizației conform art. 120 sau 126 din Codul fiscal al Federației Ruse.

Norma Art. 120 din Codul Fiscal al Federației Ruse stabilește obligația fiscală pentru încălcarea gravă de către o organizație a regulilor de contabilizare a veniturilor și (sau) cheltuielilor și (sau) a obiectelor de impozitare. Totodată, cu încălcarea gravă a regulilor de contabilizare a veniturilor și cheltuielilor și a obiectelor de impozitare în sensul art. 120 din Codul Fiscal al Federației Ruse înseamnă absența documentelor primare sau absența facturilor sau a registrelor contabile. Amenda pentru această încălcare variază de la 5.000 la 15.000 de ruble. în funcţie de durata încălcării. Dacă încălcarea a dus la neplata impozitului, atunci valoarea amenzii va fi de 10% din valoarea impozitului neplătit, dar nu mai puțin de 15.000 de ruble.

Aplicarea sancțiunilor prevăzute la art. 120 din Codul Fiscal al Federației Ruse este justificată dacă o încălcare a procedurii de păstrare a documentelor a dus la pierderea acestora, care a fost confirmată de instanțele de arbitraj.

De exemplu, Serviciul Federal Antimonopol al Districtului Nord-Vest, printr-o rezoluție din 4 august 2004 în dosarul nr. A13-4401/03-11, indică legalitatea aplicării amenzii în temeiul art. 120 din Codul Fiscal al Federației Ruse din cauza faptului că societatea nu a asigurat siguranța și restaurarea documentelor contabile primare distruse de incendiu. O poziție similară este luată de Serviciul Federal Antimonopol al Districtului Moscova în rezoluția sa din 23 septembrie 2008 nr. KA-A40/8513-08-2 în cazul nr. A40-52908/07-115-325.

Norma Art. 126 din Codul fiscal al Federației Ruse stabilește răspunderea pentru nedepunerea autorității fiscale documentele necesare pentru controlul fiscal. Amenda pentru această încălcare este stabilită la 50 de ruble. pentru fiecare document nedepus.

Totuși, trebuie menționat că aplicarea răspunderii în temeiul art. 120 și 126 din Codul fiscal al Federației Ruse depinde de vinovăția infractorului. Prin urmare, în situația în care pierderea documentelor nu a fost din vina contribuabilului, aplicarea măsurilor de răspundere va fi nejustificată.

În ceea ce privește încălcarea regulilor de păstrare a documentației personalului, răspunderea conform art. 13.20 Codul contravențiilor administrative al Federației Ruse. Conform acestei norme, încălcarea regulilor de păstrare, achiziție, contabilitate sau utilizare a documentelor de arhivă implică un avertisment sau impunerea unei amenzi administrative funcționarilor - de la 300 la 500 de ruble.

Și învățăm regulile pentru calcularea perioadei de stocare a documentelor în contabilitate și contabilitate fiscală, incl. Vom lua în considerare termenul de prescripție. Să luăm în considerare excepții de la această regulă, de exemplu: caracteristici ale facturilor, documente privind pierderile primite anterior, documente pentru achiziționarea de proprietăți de valoare cu o perioadă lungă de amortizare (cladiri - 31 de ani etc.). Să ne dăm seama când este posibil să distrugem documente pentru care Lista, aprobată prin Ordinul Ministerului Culturii al Rusiei din 25 august 2010 nr. 558, stabilește cerința „supusă unei inspecții (audit).” Veți înțelege cum să vă comportați atunci când autoritățile fiscale solicită documente a căror perioadă de păstrare a expirat, precum și cele deteriorate în urma unui incendiu sau inundație. Veți putea evalua riscurile penalităților.

Cerința legislației actuale este de așa natură încât fiecare operațiune din viața unei organizații trebuie să fie însoțită de documente justificative (și adesea nu una, ci mai multe). Ca urmare, atât de multe dintre ele se acumulează încât pur și simplu nu există unde să le pui, iar depozitarea lor pentru o lungă perioadă de timp este costisitoare. Fiecare dintre documentele contabile are propriile perioade de păstrare stabilite prin norme legale. După încheierea acestor perioade, organizația are dreptul de a distruge documentele. Dacă totuși se ia o astfel de decizie, este necesar să se selecteze pe acelea dintre ele a căror distrugere nu va implica probleme în timpul eventualelor inspecții.

Să ne uităm la cerințele pe care legislația le impune cu privire la perioada de păstrare a documentelor contabile și fiscale. Există o mulțime de excepții de la regula generală și sunt de cel mai mare interes, deoarece... nu toți experții știu despre ele.

Regula generală de depozitare...

...documente contabile

O înregistrare contabilă nu poate fi făcută fără înregistrare documentele contabile primare, care, de regulă, trebuie păstrate cel puțin cinci ani după anul de raportare sau după anul în care au fost utilizate pentru raportare (articolul 29 din Legea federală din 6 decembrie 2011 nr. 402-FZ „Cu privire la contabilitate”, denumită în continuare Legea nr. 402-FZ).

Totodată, este necesar să ne concentrăm asupra perioadelor de păstrare a documentelor, definite chiar de Legea nr. 402-FZ, în cazul în care această perioadă este mai mare.

De exemplu, menținerea integrității anuale situatii financiare prescris în mod continuu, trimestrial - timp de 5 ani și lunar - timp de 1 an (articolul 351 din Listă). Perioada de valabilitate permanentă necesară documente (protocoale, acte, concluzii) privind examinarea și aprobarea situațiilor financiare (Articolul 355 din Listă).

Documente (calcule, rapoarte, certificate, tabele, informații, corespondență) privind calcularea și transferul impozitelor la bugetul tuturor nivelurilor și a fondurilor extrabugetare toate nivelurile trebuie să fie stocate timp de 5 ani (articolul 382 din listă), precum și declarațiile fiscale ale persoanelor juridice pentru toate impozitele (articolul 392 din Listă). Potrivit art. 658 Lista i>cartele personale ale angajatilor.

După cum puteți vedea, intervalul de timp este considerabil. Iar calculul se efectuează de la 1 ianuarie a anului următor celui în care documentele au fost utilizate pentru întocmirea situațiilor contabile (financiare) pentru ultima dată (Partea 2 a articolului 29 din Legea nr. 402-FZ).

Exemplul 1

Restrângeți afișarea

În general, dacă perioada de păstrare este prescrisă pentru 5 ani, iar documentul a fost întocmit, să zicem, în mai 2014, atunci perioada de păstrare a acestuia va începe să fie calculată de la 1 ianuarie 2015 și se va încheia la 31 decembrie 2019.

...perioada de păstrare a documentelor fiscale

Contabilitatea fiscală se efectuează pe baza datelor din documentele primare (articolul 313 din Codul fiscal al Federației Ruse). Datele contabile fiscale pot fi confirmate nu numai prin documentele contabile primare, ci și prin registrele contabile fiscale analitice și calculele bazei de impozitare.

În virtutea paragrafului 1 al art. 252 din Codul fiscal al Federației Ruse, cheltuielile sunt recunoscute drept cheltuieli justificate (și în cazurile prevăzute la articolul 265 din Codul fiscal al Federației Ruse, pierderi), confirmate prin documente întocmite în conformitate cu legislația rusă. Federaţie.

Mai mult, contribuabilul trebuie asigura securitatea datelor contabile fiscale și a documentelor care servesc drept bază pentru calculul și plata impozitelor , incl. confirmarea primirii veniturilor și cheltuielilor efectuate, timp de cel puțin patru ani (Subclauza 8, Clauza 1, Articolul 23 din Codul Fiscal al Federației Ruse). Aici în legislație nu există nicio referire la Listă. Dar departamentul financiar se referă adesea la aceasta atunci când ia în considerare această problemă (de exemplu, în scrisoarea Ministerului de Finanțe al Rusiei din 26 aprilie 2011 nr. 03-03-06/1/270).

Documentele contabile primare menționate sunt necesare autorităților fiscale pentru a monitoriza respectarea de către contribuabili a legislației privind impozitele și taxele, inclusiv în timpul controalelor fiscale.

Distrugerea documentelor

Din toate cele de mai sus, concluzia sugerează că atunci când luați o decizie de distrugere a documentelor cu o perioadă de stocare expirată, trebuie să ne ghidați cel puțin după:

• Lista Ministerului Culturii,
• Legea contabilității și
• Codul fiscal al Federației Ruse.

Mai mult, este necesar să se evalueze corect perioada de păstrare a fiecăruia dintre documentele supuse distrugerii, pentru a nu avea probleme pe viitor când autoritățile de control vă cer brusc să le furnizați unele dintre documentele deja distruse.

În acest scop, organizația creează o comisie de experți care verifică arhiva documentelor. Este creat prin ordin (instrucțiune) al șefului organizației. Mai mult, nu este necesar să se emită un astfel de ordin anual, este suficient să o faci o dată, iar pe viitor să schimbi componența membrilor doar dacă unul dintre ei renunță.

În procesul lucrărilor sale, comisia întocmește un act cu o listă de documente care urmează să fie distruse. Când actul este gata, acesta este aprobat de șeful organizației. Pe baza acestui fapt, documentele primare sunt distruse.

În acest caz, este mai oportun să se întocmească acte separate pentru grupurile de documente distruse în moduri diferite: folosirea unui tocator, foc, reciclare. Este mai bine să distrugi cele mai „valoroase” documente care conțin informații confidențiale (de obicei o minoritate) în mod independent și irevocabil (de exemplu, ardere sau mărunțire), iar cea mai mare parte poate fi reciclată.

După ce a efectuat distrugerea și a semnat documente despre aceasta, organizația poate considera că și-a îndeplinit obligațiile prevăzute de lege și are în mână documente care confirmă faptul procedurii efectuate.

Excepții de la regula generală

Conosament și factură

Să începem cu un exemplu aparent simplu. Să presupunem că o organizație a achiziționat material și a primit un bon de livrare și o factură de la furnizor în martie 2014. În aceeași lună, materialul a fost introdus în depozit și apoi trimis în producție.

Documentele de înregistrare a facturilor, întocmite pe hârtie sau electronic, se păstrează în organizație timp de cel puțin patru ani de la data ultima intrare(clauza 24 din secțiunea II din apendicele nr. 4, clauza 22 din secțiunea II din apendicele nr. 5 și clauza 13 din secțiunea II din apendicele nr. 3 la Decretul Guvernului Federației Ruse din 26 decembrie 2011 nr. 1137 „Cu privire la formularele și regulile de completare (de păstrare) a documentelor, utilizate în calculul taxei pe valoarea adăugată”).

Perioada de păstrare a unei facturi pentru a justifica o deducere de TVA începe după perioada de raportare (taxă) în care documentul a fost utilizat ultima dată. Să ne amintim că TVA-ul se calculează trimestrial, iar factura din martie este inclusă în calculul TVA pentru primul trimestru al anului 2014. Prin urmare, în acest caz, perioada de depozitare poate începe să fie contorizată de la 04/01/2014, aceasta va se încheie după 4 ani, adică 31.03.2018. Dar la mijlocul anului, documentele nu sunt distruse, ci păstrate până la sfârșitul anului (adică până la 31 decembrie 2018) și abia apoi reflectate în actul de distrugere.

Trebuie avut în vedere faptul că deducerile de TVA pot fi efectuate pentru bunurile achiziționate numai după ce acestea au fost înregistrate (clauza 1 a articolului 172 și articolul 171 din Codul fiscal al Federației Ruse). Prin urmare, este important să păstrați și documentul care confirmă faptul achiziției acestora - factura - pentru perioada calculată mai sus pentru factură (până la 31 decembrie 2018).

În scopuri contabile, scrisoarea de trăsură (utilizată de obicei în formularul unificat Nr. TORG-12) este documentul contabil primar, iar termenul de valabilitate al acestuia este de cel puțin cinci ani. Prin urmare, în scopuri contabile în acest exemplu, perioada de stocare a acestuia este mai lungă. Perioada de stocare începe să conteze după anul în care a fost utilizată pentru raportare, adică de la 01.01.2015, și se termină la 31.12.2019.

După cum puteți vedea, un document (factură) poate avea mai multe funcții, fiecare dintre ele fiind supusă propriilor reguli, astfel încât perioadele de stocare a acestora pot varia (în acest caz, în scopuri contabile fiscale - 31.12.2018 și pt. scopuri contabile - 31.12.2019) . Apoi alegeți maximul dintre ele – 31.12.2019.

S-ar părea că totul este clar. Dar situația ta de viață poate deveni mai complicată.

Perioada de păstrare a bonului de livrare și a facturii, dacă dreptul la deducere fiscală a fost folosit ulterior

Este posibil ca contribuabilul să nu aibă vânzări într-un anumit trimestru (perioada fiscală cu TVA). Ca urmare, nu există sume de TVA acumulate, dar există sume pentru deducerea TVA, de exemplu, sume de TVA la chirie, materiale achiziționate etc.

Opinia oficială a autorităților fiscale este că TVA-ul nu poate fi dedus în perioada în care contribuabilul nu are vânzări (scrisoarea Ministerului Finanțelor al Federației Ruse din 14 decembrie 2011 nr. 03-07-14/124).

Deși, în mod corect, observăm că scrisoarea Serviciului Federal de Taxe al Federației Ruse din 28 februarie 2012 nr. ED-3-3/631@ expune o opinie contrară. Acest lucru este preluat de Rezoluția Prezidiului Curții Supreme de Arbitraj a Federației Ruse din 05/03/2006 nr. o condiție pentru aplicarea unei deduceri fiscale) și Hotărârea Curții a X-a de Arbitraj din data de 12.07.2012 în dosarul nr. A41-41514/11. Dar, în acest caz, organizația nu poate evita un control fiscal, deoarece la sfârșitul perioadei fiscale (trimestru) în decontul de TVA va reflecta suma TVA calculată pentru rambursare din buget.

Nu vrei un control fiscal? Ce să fac? Să ne amintim că deducerea taxei TVA este un drept al contribuabilului, nu o obligație. Și poate exercita acest drept în termen de trei ani de la încheierea perioadei fiscale corespunzătoare (clauza 2 a articolului 173 din Codul fiscal al Federației Ruse și scrisoarea Ministerului Finanțelor al Federației Ruse din 30 aprilie 2009 nr. 03). -07-08/105).

Cu alte cuvinte, dacă folosim condițiile din exemplu, o organizație poate aplica o deducere de TVA pe factura primită timp de trei ani începând cu 04/01/2014, de exemplu, un an mai târziu, în primul trimestru al anului 2015. Ca urmare a acestei operațiuni, perioada de stocare a documentelor ar trebui, de asemenea, amânată cu un an:

• pentru o factură din martie 2014 - de la 31.12.2018 la 31.12.2019;
• conform bonului de livrare - de la 31.12.2019 la 31.12.2020.

Dacă ne-am fi exercitat dreptul de deducere a TVA-ului chiar mai târziu, de exemplu, în trimestrul al treilea din 2016, atunci:

• factura ar trebui păstrată până la 31.12.2020;
• si bonul de livrare – pana la 31.12.2021.

Daca factura este primita mai tarziu decat marfa si bonul de livrare

Aceeași situație în ceea ce privește calculul perioadei de stocare a documentelor va apărea și pentru o organizație atunci când primește o factură pentru un produs achiziționat (serviciu, lucrare) într-o perioadă fiscală ulterioară perioadei de primire a produsului în sine și a facturii. Dar în același timp o condiție importantă pentru deducere este confirmarea unui fapt ulterior de primire a facturii - acesta poate fi un plic cu ștampila oficiului poștal.

Se amână și perioada de păstrare a documentelor primare care confirmă în acest caz faptul primirii materialului (de exemplu, o factură). Până la urmă, una dintre condițiile pentru o deducere a TVA-ului, așa cum am spus mai sus, este faptul că materialul a fost înregistrat.

Dacă materialul achiziționat este dat în producție pentru anul următor

Să presupunem că o organizație a achiziționat materiale în martie 2014 (ca și în primul nostru, majoritatea exemplu simplu), am primit concomitent bonul de livrare și factura, dar am trimis materialul la producție anul următor - în ianuarie 2015. Apoi Perioada de stocare a documentului primar (avizul de livrare) ar trebui, de asemenea, deplasată timp de un an – în contabilitate și contabilitate fiscală.

În acest caz, deducerea TVA a fost făcută mai devreme. Iar perioada de păstrare a facturii începe din martie 2014. Faptul că materialul este transferat în producție la o dată ulterioară se reflectă doar în procesul de producție, și nu în confirmarea dreptului de deducere a TVA.

Dacă materialul este primit dar nu este plătit

Se mai intampla ca materialul sa fie livrat impreuna cu toate documentele (bon de livrare, factura), dar a ramas neplatit.

După expirarea termenului de prescripție (trei ani), datoria este anulată. Apoi Perioada de valabilitate a facturii se calculează de la sfârșitul anului în care datoria a fost anulată - în general, șapte ani (trei ani termen de prescripție plus patru ani conform normelor contabile fiscale). În caz contrar, nu va exista nimic care să confirme valoarea datoriei și data la care a apărut datoria (rezoluții ale districtului FAS Volga-Vyatka din 8 noiembrie 2012 în cazul nr. A11-2321/2011 și districtul FAS Volga din 3 octombrie 2012 în dosarul nr. A72-7995/2011).

Dar nu uitați că înainte de anual situatii financiare Se efectuează un inventar, inclusiv datorii. În cazul în care un act de reconciliere este semnat cu furnizorul, termenul de prescripție începe să conteze din nou, adică de la data semnării actului. Ca urmare, se poate deplasa anual si astfel sa dureze la nesfarsit, acelasi lucru se intampla si cu perioada de pastrare a documentelor (factura de transport si factura).

O organizație care a expediat mărfuri, dar nu a primit plată, are o situație similară - „imagine în oglindă”. Și ea va trebui să păstreze documentele „la nesfârșit” atunci când semnează actele anuale de reconciliere. Mai mult, pot exista contra-audituri de la autoritățile fiscale.

Achiziție de mijloace fixe (depreciere)

Organizația a achiziționat proprietăți valoroase cu o durată lungă de valabilitate, de exemplu, o clădire și a stabilit data de expirare a acesteia utilizare benefică 31 de ani. În această perioadă se va percepe amortizarea acestui mijloc fix, adică certificatul de transfer și acceptare și alte documente legate de achiziționarea clădirii trebuie păstrate pentru această perioadă și numai după finalizarea acesteia va începe numărătoarea inversă a perioadei de stocare a documentelor de patru ani conform Codului Fiscal al Federației Ruse. . Ca urmare, perioada de stocare a documentelor va fi de 35 de ani.

În caz contrar, va fi dificil să se dovedească justificarea economică a cheltuielilor, precum și datele privind mijloacele fixe (date de punere în funcțiune, cost inițial, amortizare) în timpul unui audit efectuat de inspectoratul fiscal (Rezoluția Serviciului Federal Antimonopol al Districtului Moscova din data de 11 martie 2009, Nr. KA-A40/1255- 09 în cazul Nr. A40-32554/08-129-101).

Documente privind pierderile suferite și cheltuielile amânate

Scrisoarea Ministerului de Finanțe al Rusiei din 08/02/2011 Nr. 03-02-07/1-272 precizează: în conformitate cu clauza 4 a art. 283 din Codul fiscal al Federației Ruse, contribuabilul este obligat păstrează documentele care confirmă valoarea pierderii suferite pentru întreaga perioadă în care aceasta reduce baza de impozitare perioada fiscală curentă pentru valoarea pierderilor primite anterior. Și această perioadă este de 10 ani de la perioada fiscală în care a fost primită această pierdere (clauza 2 a articolului 283 din Codul fiscal al Federației Ruse).

Pierderea este detectată la întreprindere la sfârșitul anului (perioada fiscală) și se calculează ca diferență între toate veniturile și cheltuielile suportate de organizație în ultimul an. Prin urmare, ea trebuie să păstreze toate documentele privind cheltuielile efectuate, precum și veniturile încasate pentru anul (perioada fiscală) în care a fost înregistrată pierderea.

Potrivit autorităților de reglementare, în acest caz, la perioada de depozitare stabilită ar trebui adăugați încă patru ani, prevăzuți la subsecțiune. 8 clauza 1 art. 23 Codul fiscal al Federației Ruse. Baza este presupunerea că perioada de păstrare de 4 ani ar trebui socotită nu din momentul întocmirii documentelor, ci de la sfârșitul perioadei fiscale în care se ia în considerare pierderea corespunzătoare. Dacă nu se face acest lucru, transferul pierderilor va fi considerat ilegal.

Această abordare poate fi găsită în hotărârile judecătorești, de exemplu, în deciziile Serviciului Federal Antimonopol al Districtului Moscova din 03/02/2006, 02/26/2006 Nr. KA32-A40/785-06 și Prezidiul Supremului Curtea de Arbitraj a Federației Ruse din 24.07.2012 Nr. 3546/12. Există o altă practică judiciară care nu este de acord cu acest punct de vedere: hotărârile Districtului FAS Caucaz de Nord din 25 septembrie 2009 în dosarul nr. 2004 în dosarul nr. A56 -10982/04.

Aveți două opțiuni: păstrați documentele cât mai mult posibil, sau fiți pregătiți pentru bătălii în instanță, al căror rezultat nu este garantat.

Lipsa actelor ca urmare a incendiilor, inundatiilor, furtului

Organizația trebuie să asigure condiții de păstrare în siguranță a documentelor contabile și protecția acestora împotriva modificărilor (articolul 29 din Legea nr. 402-FZ). Dar ce să faci dacă documentele lipsesc din cauza unui incendiu (inundare, furt), iar organele fiscale au primit obligația de a le depune?

Departamentul financiar crede că acestea trebuie restaurate (scrisoarea din 06.07.2013 Nr. 03-02-07/1/21191). Există hotărâri judecătorești cu o poziție similară (rezoluția Curții a IX-a de Arbitraj de Apel din 13 octombrie 2010 Nr. 09AP-24752/2010-AK, Nr. 09AP-25298/2010-AK în dosarul Nr. A40-4800/10 -115-55), unde instanța a ajuns la concluzia că conducătorul organizației trebuie să ia măsuri pentru refacerea acelor documente primare care sunt supuse restaurării și păstrării pe perioada stabilită de lege.

În același timp, în decizia Serviciului Federal de Antimonopol al Districtului Volga-Vyatka din 30 iulie 2007 în dosarul nr. A28-1129/2007-3/21, instanța a ajuns la concluzia că organizația nu poate oferi documentele distruse de incendiu, solicitate ulterior de organul fiscal, deoarece nu a avut posibilitatea reală de a face acest lucru în termenul stabilit. Autoritatea fiscală a fost refuzată să colecteze penalități.

Există și alte cazuri în care judecătorii s-au alăturat contribuabililor (decretele Districtului FAS Moscova din 25 iunie 2010 nr. KA-A40/6480-10, districtul FAS Volga din 25 iunie 2010 în dosarul nr. A55-967/2011).

Cu toate acestea, dacă contribuabilul nu poate confirma că nu deținea documente la momentul primirii cererii, atunci nu poate fi evitată o amendă (Rezoluția Serviciului Federal Antimonopol al Districtului Moscova din 28 aprilie 2009 Nr. KA-A40/3228 -09). Vor fi utile orice documente de la autoritățile competente care vor confirma faptul de inundație (proces de inundație și/sau adeverință de la organizația de service), incendiu (raport de incendiu primit de la pompieri), tâlhărie, efracție (certificat de poliție), etc. Aici.

Instanțele consideră că amenda este justificată în cazurile în care, după pierderea documentelor, contribuabilul nu a luat măsuri pentru refacerea acestora (Rezoluția Serviciului Federal Antimonopol al Districtului Ural din 28 aprilie 2010 Nr. F09-2782/10). -S2).

Documentele au fost distruse, dar a venit cererea

Poate apărea o situație atunci când o organizație a cântărit toate argumentele pro și contra, a decis să distrugă documentele, a finalizat totul în mod corespunzător și autoritatea fiscală solicită depunerea acestora.

Instanțele sunt adesea de partea contribuabilului.

Practica judiciara

Restrângeți afișarea

În rezoluția Serviciului Federal Antimonopol al Districtului Ural din 14 octombrie 2011 Nr. F09-6531/11 în cazul Nr. A07-18923/2010 (determinată de Curtea Supremă de Arbitraj a Federației Ruse din 02 decembrie 2011 Nr. . VAS-15006/11), instanța a constatat că societatea nu a depus documente contabile primare din cauza distrugerii lor de drept. Organele fiscale nu au niciun temei pentru aplicarea metodei de calcul stabilite de clauza 7 a art. 166 din Codul fiscal al Federației Ruse pentru a determina o deducere fiscală, care este posibilă numai dacă sunt disponibile documente specifice (articolele 171, 172 din Codul fiscal al Federației Ruse).

Practica judiciara

Restrângeți afișarea

Instanța a apreciat că absența documentelor contabile primare care să confirme costul inițial al mijloacelor fixe, din cauza distrugerii acestora, întrucât perioada de păstrare a acestor documente a expirat, nu poate constitui un temei pentru refuzul de a lua în considerare valoarea reziduală a acestor mijloace fixe. ca parte a costurilor (rezoluție a Serviciului Federal Antimonopol al Districtului Moscova din 11.03 .2009 Nr. KA-A40/1255-09 în cazul Nr. A40-32554/08-129-101).

Practica judiciara

Restrângeți afișarea

Inspectoratul fiscal a cerut companiei să plătească taxe suplimentare din cauza nedepunerii documentelor necesare pentru anularea combustibililor și lubrifianților. Unele dintre documente, în opinia lor, au fost completate incorect, în timp ce altele au fost distruse. Funcționarii fiscali au indicat că documentele ar fi trebuit păstrate cel puțin 5 ani în conformitate cu standardele de contabilitate.

Dar arbitrii au avut propria lor viziune asupra acestei situații. Aceștia s-au pronunțat în favoarea companiei, indicând că a anulat combustibilul și lubrifianții pe baza standardelor stabilite și pe baza rapoartelor lunare. În acest caz, judecătorii nu au considerat prezența defectelor la completarea foilor de parcurs, precum și absența anumitor documente, drept motiv pentru recunoașterea ilegalității radierii costurilor de combustibil și lubrifianți la prețul de cost (rezoluții ale Federal Serviciul Antimonopol al Districtului Nord-Vest din data de 16.06.2000 Nr. A56-31018/99 si din data de 07.08.2002 Nr. A56-8533/02).

Condiție pentru verificare

Aș dori să atrag atenția asupra unui alt punct important. În Lista Ministerului Culturii al Federației Ruse, pentru unele documente, perioada de stocare începe să fie luată în considerare „sub rezerva unei inspecții (audit).” De exemplu, fără verificare, este imposibil să se distrugă documentele primare (articolul 362 din Listă).

Fragment de document

Restrângeți afișarea

Lista documentelor standard de arhivă de management generate în procesul activităților organelor de stat, guvernelor locale și organizațiilor, indicând perioadele de depozitare (aprobată prin ordin al Ministerului Culturii al Federației Ruse din 25 august 2010 nr. 558)

În acest caz vorbim de controale fiscale. Ele sunt menționate la art. 87 Codul fiscal al Federației Ruse. Pe baza rezultatelor auditurilor fiscale atât la fața locului, cât și la birou, autoritatea fiscală întocmește un raport de audit (procedura și calendarul pentru întocmirea acestuia sunt stipulate la articolul 100 din Codul fiscal al Federației Ruse). Dacă sunt identificate încălcări și contribuabilul este de acord cu acestea, acesta din urmă face modificările corespunzătoare în contabilitate: face taxe suplimentare, plătește penalități și amenzi etc.

In plus, audit de birou va fi efectuată dacă contribuabilul depune o declarație actualizată pentru perioadele fiscale anterioare ultimilor trei ani.

Dar, după cum știți, termenul de prescripție este de trei ani (clauza 1 a articolului 113 din Codul fiscal al Federației Ruse). Autoritățile fiscale pot face pretenții și pot impune sancțiuni în acest termen. Dacă se constată încălcări pentru perioade anterioare, nu se pot percepe amenzi de la contribuabil.

În același timp, Codul Fiscal al Federației Ruse nu solicită distrugerea documentelor, departamentul financiar indică faptul că distrugerea documentelor cu o perioadă de depozitare expirată este dreptul contribuabilului. Și un audit de către autoritățile fiscale poate să nu se întâmple deloc.

Ce ar trebui să facă o organizație? În primul rând, din hotărârile judecătorești de mai sus reiese că în cazurile în care contribuabilul nu a putut furniza documente cu termen de depozitare expirat la solicitarea autorităților de control din cauza distrugerii acestora, instanțele au luat partea contribuabilului. Desigur, în aceste situații, acesta din urmă trebuie să efectueze în mod competent procedura de distrugere în sine (documentează-o corect). În cazul unei cereri de documente distruse legal, aceasta devine fundamentală.

În al doilea rând, inspectoratul fiscal nu poate aplica o amendă pentru încălcarea perioadelor de păstrare a documentelor stabilite în Lista Ministerului Culturii al Federației Ruse.

Rezultă că în cazul în care documentele contabile/fiscale sunt distruse din cauza expirării perioadei de păstrare a acestora, atunci organizația nu se va confrunta cu sancțiuni din partea autorităților fiscale, chiar dacă aceste documente nu au fost supuse unui control fiscal. Până la urmă, după cum ne amintim, chiar și perioadele standard de stocare pentru evidențele contabile și fiscale (cinci ani și patru ani) sunt mai lungi decât termenul de prescripție (trei ani), ca să nu mai vorbim de alte caracteristici și excepții atunci când perioadele standard de stocare cresc.

Responsabilitate

Aș dori să atrag atenția cititorilor asupra sancțiunilor care pot fi aplicate unui contribuabil dacă nu deține acte primare. Să ne uităm la cele mai comune.

Dacă documentele primare sunt distruse după perioada de stocare stabilită, atunci bine, puteți dormi liniștit. Dar, uneori, atunci când se calculează perioada, ei sunt ghidați de reguli generale (specificate în Legea nr. 209-FZ, Codul fiscal al Federației Ruse și Lista Ministerului Culturii al Federației Ruse) și uită de „rezervele speciale” ”, distrugând astfel documente care ar fi trebuit păstrate. Și aici apar cel mai adesea problemele.

Nedepunerea documentelor de către contribuabil la organele fiscale în termenul stabilit sau alte informații prevăzute de Codul Fiscal al Federației Ruse și alte acte legislative privind impozitele și taxele, implică aplicarea răspunderii conform art. 126 Codul fiscal al Federației Ruse:

• dacă aceste documente nu conțin semne de infracțiuni fiscale prevăzute la art. 119 și 129.4 din Codul fiscal al Federației Ruse, amenda va fi de 200 de ruble. pentru fiecare document nedepus (articolul 119 este dedicat depunerii declarațiilor fiscale, iar articolul 129.4 este dedicat notificărilor de tranzacții controlate);
• dacă organizația refuză să furnizeze documentele pe care le deține sau le furnizează informații în mod deliberat false și un astfel de act nu are legătură cu art. 135.1 din Codul Fiscal al Federației Ruse (nedepunerea de către bancă a certificatelor/extraselor privind tranzacțiile și conturile), atunci amenda va fi de 10.000 de ruble.

Evitați cu siguranță urmărirea penală în temeiul art. 126 din Codul Fiscal al Federației Ruse este posibil dacă perioada de păstrare a documentelor solicitate de autoritățile fiscale a expirat și până la momentul solicitării acestea au fost deja distruse de organizație, dar acest lucru va trebui în continuare dovedit ( vezi rezoluțiile Serviciului Federal Antimonopol al Districtului Ural din 17 noiembrie 2009 Nr. F09-8891/09-SZ în dosarul Nr. A47-5018/2008 FAS al Districtului Nord-Vest din 07.06.2009; Nr. A05-8773/2008 (prin decizia Curții Supreme de Arbitraj a Federației Ruse din 13 octombrie 2009 Nr. VAS -13307/09, transferul acestui caz la Prezidiul Curții Supreme de Arbitraj a Federației Ruse a fost refuzat)).

Dacă, în timpul unei inspecții, inspectorii descoperă absența (sau sunt distruși) documentelor primare, facturilor, registrelor contabile sau fiscale, atunci compania poate fi amendată cu o sumă (articolul 120 din Codul fiscal al Federației Ruse):

• 10.000 de ruble. – dacă încălcarea a fost săvârșită în cursul unei perioade fiscale;
• 30.000 de ruble. – dacă încălcarea a fost săvârșită în mai mult de o perioadă fiscală.

Dacă se descoperă că baza de impozitare este subestimată, compania va fi amendată cu 20% din valoarea impozitului neplătit, dar nu mai puțin de 40.000 RUB. (clauza 3 a articolului 120 din Codul fiscal al Federației Ruse).

Nu pot exista două măsuri de obligație fiscală pentru aceeași infracțiune, astfel încât organizația poate fi pedepsită fie conform art. 126 din Codul fiscal al Federației Ruse sau în temeiul art. 120 Codul fiscal al Federației Ruse. Aceste amenzi nu vor fi cumulate.

Codul Federației Ruse privind contravențiile administrative conține, de asemenea, o serie de prevederi privind amenzile pentru încălcarea condițiilor de păstrare a documentelor. Mărimea amenzii depinde de tipul încălcării.

Articolul 13.25 din Codul contravențiilor administrative al Federației Ruse prevede amenzi pentru încălcarea condițiilor de păstrare a documentelor, obligația de depozitare prevăzută de legislația privind societățile pe acțiuni, SRL-urile, întreprinderile unitare de stat și municipale, privind fondurile de pensii și de investiții, precum și actele juridice de reglementare adoptate în conformitate cu acesta. Se pare că aici vorbim în primul rând despre stocare. documente corporative, aparând în această grupă de acte juridice de reglementare, la care nu se încadrează majoritatea documentelor contabile.

Dar aceasta include, de exemplu, bilanţuri SA, situațiile lor de profit și pierdere, rapoarte de audit(Clauza 2.1.10 din Regulamentul privind procedura și perioadele de păstrare a documentelor societăților pe acțiuni, aprobat prin Rezoluția Comisiei Federale a Valorilor Mobiliare din Rusia din 16 iulie 2003 nr. 03-33/ps).

Derulați documente SRL, pentru a cărui pierdere se poate aplica articolul 13.25 din Codul contravențiilor administrative al Federației Ruse, este ușor diferit. Este dat în art. 50 din Legea federală din 02/08/1998 nr.14-FZ „Cu privire la societățile cu răspundere limitată”. Este de remarcat faptul că, printre altele, spune că SRL-ul este obligat să stocheze „alte documente prevăzute de legile federale și alte acte juridice ale Federației Ruse, statutul companiei, documentele interne ale companiei, deciziile adunării generale. a participanților companiei, consiliul de administrație (consiliul de supraveghere) al companiei și organele executive ale companiei " Evident, acestea includ situațiile financiare.

Cuantumul amenzilor prevăzute la art. 13.25 din Codul contravențiilor administrative al Federației Ruse sunt:

• de la 2500 la 5000 de ruble. – pentru funcționari;
• de la 200.000 la 300.000 de ruble. – pentru persoane juridice.

Aplicarea acestui articol este puțin probabilă într-o situație în care nu există documente primare, deși această posibilitate nu poate fi exclusă complet.

Dacă încălcarea condițiilor de păstrare a documentelor a dus la o denaturare a sumelor impozitelor și taxelor acumulate cu cel puțin 10%, atunci oficialii vinovați vor fi impuse sancțiuni în valoare de 2.000 de ruble. până la 3000 de ruble. (Articolul 15.11 din Codul contravențiilor administrative al Federației Ruse).

Dacă persoanele juridice sunt pedepsite conform Codului Fiscal al Federației Ruse (articolele 120 și 126), atunci pentru aceeași infracțiune funcționarul vinovat poate fi amendat în conformitate cu art. 15.11 din Codul de infracțiuni administrative al Federației Ruse, dar o singură dată (conform părții 5 a articolului 4.1 din Codul de infracțiuni administrative al Federației Ruse, nimeni nu poate fi tras la răspundere administrativă de două ori pentru aceeași infracțiune).

Ministerul Finanțelor a stabilit perioada minimă de păstrare a documentelor primare în scopuri fiscale și contabile.

Necazul este că acestea nu coincid cu termenele specificate în Codul Fiscal, legile privind contabilitatea și arhivarea.

Reguli generale de depozitare a documentelor

Ministerul Finanțelor a anunțat recent termenele minime de păstrare a documentelor contabile și fiscale (scrisoarea din 19 iulie 2017 Nr. 03-07-11/45829). Documentele contabile fiscale trebuie păstrate timp de patru ani (subclauza 8, clauza 1, articolul 23 din Codul Fiscal al Federației Ruse). Înregistrările contabile primare și registrele contabile trebuie să fie stocate pentru un an mai mult - cel puțin cinci ani după anul de raportare (clauza 1, articolul 29 din Legea federală din 6 decembrie 2011 nr. 402-FZ).

Compania folosește majoritatea documentelor simultan atât pentru impozite, cât și pentru contabilitate. Aceasta înseamnă că este mai sigur să păstrați întregul „primar” timp de cel puțin cinci ani. Această perioadă se calculează de la sfârșitul perioadei fiscale în care documentul a fost utilizat ultima dată pentru raportare. Folosind același principiu, Ministerul Finanțelor și-a propus să se numere mai devreme termenele (scrisoarea din 18 octombrie 2005 nr. 03-03-04/2/83).

Dar pe lângă asta reguli generale, există excepții care adesea nu sunt evidente. Dacă le ignorați și distrugeți documentele înainte de termen, autoritățile fiscale vor exclude cheltuielile și deducerile de TVA. Acest lucru este periculos din cauza taxelor suplimentare, penalităților și amenzilor, inclusiv pentru nedepunerea documentelor. Există, de asemenea, riscul ca directorul general să primească o amendă administrativă de până la 10.000 de ruble. (Partea 1 a articolului 15.11 din Codul contravențiilor administrative al Federației Ruse).

EXEMPLUL 1

În septembrie 2012, SRL „Compania” a primit o scrisoare de trăsură de la furnizor și a acceptat mărfurile în scopuri fiscale și contabile. Compania a vândut aceste bunuri în octombrie 2012, iar apoi a inclus costul lor în cheltuieli.

Compania are în vedere termenul de valabilitate de cinci ani din ziua în care s-a încheiat anul în care a luat în calcul costul mărfurilor în cheltuieli - de la 01.01.2013. Perioada de valabilitate va expira la 31 decembrie 2017. Aceasta înseamnă că în ianuarie 2018 compania are dreptul de a distruge factura.

Ce intervale de timp sunt sigure de vizat?

Din cauza scrisorii de la Ministerul de Finanțe, contabilii sunt acum confuzi – pe ce termene ar trebui să se concentreze? Am aflat ce trebuie să facem în siguranță și am pregătit o foaie convenabilă. Notă privind termenele limită Ne îndreptăm spre subiectul principal al noului număr. Puteți face acest lucru confirmând accesul de probă la revistă timp de trei zile.

Ce reglementări trebuie respectate la determinarea perioadei de păstrare a documentelor contabile ale unei organizații? Este necesară legarea tuturor documentelor contabile stocate în departamentul de contabilitate al organizației?

În această problemă luăm următoarea poziție:

La stabilirea perioadelor de depozitare pentru documentele unei organizații, este necesar să vă ghidați după: Legea N 402-FZ, Codul fiscal al Federației Ruse, Legea din 24 iulie 2009 N 212-FZ, Lista documentelor standard de arhivă de management generate în cursul activităților organelor de stat, administrațiilor locale și organizațiilor, cu indicarea termenelor de păstrare, aprobat prin ordin al Ministerului Culturii al Rusiei din 25 august 2010 N 558.
Documentele care nu sunt transferate în arhiva organizației (cu o perioadă de stocare de până la 10 ani inclusiv) pot fi grupate în ordine cronologică și capsate, de exemplu, în file. În acest caz, folderul trebuie să conțină titlul cazului.

Justificarea postului:

Perioade de păstrare a documentelor contabile

Documentele contabile primare, registrele contabile, situațiile contabile (financiare), rapoartele de audit asupra acestora sunt supuse păstrării de către o entitate economică pe perioade stabilite în conformitate cu regulile de organizare a afacerilor arhivistice de stat, dar nu mai puțin de cinci ani de la anul de raportare ( Partea 1 a art. 29 din Legea federală din 6 decembrie 2011 N 402-FZ „Cu privire la contabilitate”, denumită în continuare Legea N 402-FZ).

Perioadele de păstrare pentru documentele electronice (registre) sunt stabilite în același mod ca și pentru documentația generată pe hârtie. În același timp, entitățile economice trebuie să păstreze documentele politica contabila, standardele unei entități economice, alte documente legate de organizarea și menținerea contabilității, inclusiv instrumentele care asigură reproducerea documentelor electronice, precum și verificarea autenticității unei semnături electronice timp de cel puțin cinci ani de la anul în care acestea au fost utilizate pentru întocmirea situațiilor contabile (financiare) pentru ultima dată (Partea 2 a articolului 29 din Legea nr. 402-FZ).

La determinarea perioadelor specifice de păstrare a documentelor contabile individuale, trebuie să ne ghidăm după Lista documentelor standard de arhivă de gestiune generate în procesul activităților organelor de stat, administrațiilor și organizațiilor locale, cu indicarea perioadelor de păstrare, aprobată prin Ordin al Ministerului Culturii Rusia din 25 august 2010 N 558 (denumită în continuare Lista). Această listă a fost elaborată și aprobată în conformitate cu prevederile părții 3 a art. 6, partea 1 art. 17 din Legea federală din 22 octombrie 2004 N 125-FZ „Cu privire la arhivarea în Federația Rusă” (denumită în continuare Legea N 125-FZ).

În conformitate cu clauza 1.4 din Listă, perioadele de păstrare a documentelor se calculează de la 1 ianuarie a anului următor celui de finalizare a documentelor acestora.
Deci, de exemplu:

Documente contabile primare și anexe la acestea, care au înregistrat faptul unei tranzacții comerciale și au servit drept bază pentru înregistrările contabile ( documente de numerar iar cărțile, documentele bancare, contrafoierele carnetelor de cecuri bancare, comenzile, foile de pontaj, avizele bancare și cererile de transfer, actele de acceptare, livrarea, radierea proprietăților și materialelor, chitanțele, facturile și rapoartele anticipate, corespondența etc.) sunt stocate. timp de 5 ani, sub rezerva unor verificări (audituri) (articolul 362 din Listă);

Se păstrează permanent documentele (protocoale, acte, calcule, declarații, concluzii) privind reevaluarea mijloacelor fixe, determinarea deprecierii mijloacelor fixe, evaluarea valorii proprietății organizației (articolul 429 din Listă);

Actele privind transferul de drepturi asupra bunurilor imobiliare și tranzacțiile cu acesta de la precedentul la noul deținător al dreptului de autor (din bilanţ în bilanţ) sunt stocate permanent (articolul 432 din Listă);

Tratate, acorduri nespecificate în articolele individuale ale Listei - 5 ani de la expirarea contractului, acord (Articolul 436 din Listă). Contractele de cadou, de leasing, de exemplu, sunt stocate permanent (articolele 439, 449 din Listă).

De asemenea, este necesar să se țină cont de faptul că paragrafele. 8 clauza 1 art. 23 din Codul Fiscal al Federației Ruse stabilește o perioadă de stocare de patru ani pentru datele contabile și contabile fiscale și alte documente necesare pentru calcularea și plata impozitelor, inclusiv documentele care confirmă primirea veniturilor, cheltuielilor (pentru organizații și antreprenori individuali), precum şi plata (reţinerea la sursă) a impozitelor.

Totodată, paragraful 4 al art. 283 și alin. 7 al art. 346.18 din Codul fiscal al Federației Ruse, care sunt norme speciale, obligă plătitorii, respectiv, impozitul pe profit și impozitul plătit în legătură cu aplicarea unui sistem de impozitare simplificat cu obiectul impozitării veniturilor reduse cu suma cheltuielilor. , să păstreze documentele care confirmă valoarea pierderii suferite pe toată perioada rambursării acesteia. Vă reamintim că contribuabilii pot reporta pierderile în perioadele viitoare în termen de 10 ani de la primirea acestora (clauza 2 a articolului 283, clauza 7 a articolului 346.18 din Codul fiscal al Federației Ruse).

De asemenea, atragem atenția asupra faptului că unele cheltuieli în scopul impozitului pe profit sunt luate în considerare pe o perioadă lungă de timp, de exemplu, activele fixe (imobilizări) și imobilizările necorporale (imobilizările necorporale), sau sunt de natură amânată (luate în considerare. nu în perioada apariției lor, ci în momentul vânzării activelor ( Art. 268 din Codul fiscal al Federației Ruse)).

Amortizarea este o contabilitate uniformă în timpul perioadelor de utilizare a mijloacelor fixe și a activelor necorporale a cheltuielilor care formează costul lor inițial (articolele 256, 257 din Codul fiscal al Federației Ruse). Articolul 252 din Codul Fiscal al Federației Ruse indică posibilitatea contabilizării cheltuielilor numai dacă acestea sunt documentate.

În acest sens, Ministerul rus de Finanțe explică că perioada de păstrare a documentelor primare care reflectă formarea costului inițial al proprietății amortizabile, stabilită prin alineate. 8 clauza 1 art. 23 din Codul Fiscal al Federației Ruse (4 ani), ar trebui calculat din momentul finalizării deprecierii în contabilitatea fiscală (pentru achiziția unei astfel de proprietăți) (scrisoare a Ministerului Finanțelor al Rusiei din 02.12.2016). N 03-03-06/1/7604, din data de 26.04.2011 N 03- 03-06/1/270). Adică, în scopuri de contabilitate fiscală, este necesară păstrarea documentelor primare care confirmă formarea costului inițial al activelor fixe amortizabile și al activelor necorporale timp de cel puțin 4 ani de la amortizarea integrală a acestora.

Totodată, specialiştii din cadrul departamentului financiar au mai remarcat că, conform Listei, se păstrează permanent documentele privind determinarea amortizarii mijloacelor fixe.

Ministerul de Finanțe al Rusiei, explicând procedura de aplicare a paragrafelor. 8 clauza 1 art. 23 din Codul Fiscal al Federației Ruse, în scrisoarea din 30 martie 2012 N 03-11-11/104, indică faptul că perioada de patru ani începe după perioada de raportare (fiscală) în care documentul a fost utilizat ultima dată pentru pregătire. raportarea impozitelor, impozitul pe angajamente și plata, confirmarea veniturilor primite și a cheltuielilor efectuate. O poziție similară este stabilită în Rezoluția Prezidiului Curții Supreme de Arbitraj a Federației Ruse din 24 iulie 2012 N 3546/12.

Această poziție juridică a Curții Supreme de Arbitraj a Federației Ruse trebuie, de asemenea, luată în considerare atunci când includeți în cheltuieli:

Pierderi sub formă de sume de datorii neperformante (clauza 2, clauza 2, articolul 265 din Codul fiscal al Federației Ruse, hotărârile Curții Supreme de Arbitraj a Federației Ruse din 10.09.2012 N VAS-5055/12, din data de 06.09.2012 N VAS-7081/12). Documentele primare care confirmă apariția lor trebuie să fie disponibile la data contabilizării pierderii;

Pierderile specificate la paragrafe. 2, 3 linguri. 268 din Codul Fiscal al Federației Ruse, determinată la data vânzării proprietății și drepturilor de proprietate (pentru mai multe informații, a se vedea scrisoarea Serviciului Fiscal Federal al Rusiei din 16 februarie 2015 N GD-4-3/2251@) .
La momentul implementării, cheltuielile sunt luate în considerare și sub forma:

Prețurile pentru achiziția (crearea) altor proprietăți, cum ar fi terenuri, active materiale (clauza 2, clauza 1, articolul 268 din Codul Fiscal al Federației Ruse);

Costul stocurilor, al altor bunuri sub formă de excedente identificate în timpul inventarierii și (sau) bunurilor primite cu titlu gratuit și (sau) bunurilor primite în timpul demontării sau demontării sistemelor de operare scoase din funcțiune, reparații, modernizare, reconstrucție, tehnică; reechiparea sau lichidarea parțială a OS (clauza 2, clauza 1, articolul 268, alineatul doi, clauza 2, articolul 254 din Codul fiscal al Federației Ruse);

Prețurile pentru achiziționarea drepturilor de proprietate și cheltuielile asociate cu achiziționarea acestora (clauza 2.1, clauza 1, articolul 268 din Codul Fiscal al Federației Ruse);

Costurile de achiziție a bunurilor achiziționate.

În consecință, la determinarea perioadei de păstrare a documentelor care confirmă costurile de achiziție (creare) imobilizări și active necorporale, alte proprietăți, drepturi de proprietate, bunuri achiziționate, este necesar să se țină seama de prevederile art. 268 Codul fiscal al Federației Ruse.
Cheltuielile pentru achiziționarea valorilor mobiliare sunt, de asemenea, amânate, deoarece data efectuării cheltuielilor pentru achiziționarea valorilor mobiliare este data vânzării sau altei cedări ale acestora (clauza 7, clauza 7, articolul 272 din Codul fiscal al Federației Ruse). Prin urmare, documentele care confirmă cheltuielile pentru achiziția de valori mobiliare trebuie păstrate pe perioade determinate ținând cont de prevederile alin. 7 alin.7 art. 272 din Codul fiscal al Federației Ruse (decrete ale Curții de A noua de Arbitraj din 19 martie 2013 N 09AP-2671/13, districtul FAS Moscova din 19 iulie 2013 N F05-7106/13 în cazul N A40-74496 /2012).

La stabilirea perioadelor de păstrare a documentelor, este de asemenea necesar să se țină seama de faptul că plătitorii de prime de asigurare sunt obligați să asigure timp de șase ani siguranța documentelor care confirmă calculul și plata primelor de asigurare (clauza 6, partea 2, articolul 28 din Legea federală din 24 iulie 2009 N 212-FZ) .

În practică, nu este întotdeauna posibilă izolarea înregistrărilor contabile care pot fi păstrate timp de patru, cinci sau șase ani. Prin urmare, în contabilitate, este recomandabil să se aplice o perioadă minimă de păstrare de șase ani tuturor documentelor (cu excepția cazului în care Listă stabilește perioade mai lungi).

Procedura de stocare a documentelor în munca de birou

Entitățile economice trebuie să asigure siguranța documentelor în timpul perioadelor de păstrare a acestora (Partea 1, articolul 17 din Legea nr. 125-FZ). În același timp, este necesar să se asigure condiții de depozitare în siguranță a documentelor contabile și protecția acestora împotriva modificărilor (Partea 3 a articolului 29 din Legea nr. 402-FZ). Depozitarea documentelor contabile este organizată de șeful subiectului (Partea 1, art. 7 din Legea nr. 402-FZ).

Atunci când organizați depozitarea documentelor contabile și contabile fiscale, este necesar să vă ghidați de Regulile de organizare a stocării, achiziției, înregistrării și utilizării documentelor Fondului de arhivă al Federației Ruse și a altor documente de arhivă în organismele guvernamentale, administrațiile locale. și organizații, aprobate prin Ordinul Ministerului Culturii din Rusia din 31 martie 2015 N 526 (în continuare - Regulile) și Regulamentul privind documentele și fluxul de documente în contabilitate, aprobat prin ordin al Ministerului de Finanțe al URSS din 29 iulie, 1983 N 105 (în continuare - Regulamentul N 105) (în măsura în care nu contravine actelor legislative și altor acte normative relevante emise ulterior). Vezi și informații de la Ministerul de Finanțe al Rusiei din 11 septembrie 2015 N PZ-13/2015.

Potrivit paragrafului 2 al art. 13 din Legea N 125-FZ persoane juridice are dreptul de a crea arhive în scopul păstrării documentelor de arhivă generate în procesul activităților sale, inclusiv în scopul păstrării și utilizării documentelor de arhivă care nu sunt proprietatea statului sau municipalității. Aceasta înseamnă că crearea unei arhive este un drept, dar nu o obligație, al entităților economice. Acest lucru este scris și în clauza 1.4 din Reguli.

Astfel, entitatea economică stabilește în mod independent procedura de păstrare a documentelor primare. În același timp, entitățile economice pot transfera documente pentru depozitare către arhivele de stat și municipale prin încheierea de acorduri de compensare corespunzătoare cu acestea (Partea 3 a articolului 15, Partea 3 a articolului 21 din Legea nr. 125-FZ).

Conform clauzei 2.3 din Reguli, arhiva organizației trebuie să stocheze documente din Fondul de arhivă al Federației Ruse (articolul 5 din Legea nr. 125-FZ), documente privind personalul și documente cu perioade de stocare temporare (peste 10 ani). Partea specificată a fondului documentar constituie fondul de arhivă al organizației.

Documentele cu perioade de stocare temporară (până la 10 ani inclusiv) sunt stocate diviziuni structurale organizațiile și la expirarea perioadelor de păstrare a acestora sunt supuse distrugerii, după o examinare obligatorie a valorilor documentelor (clauzele 4.6-4.13 din Regulament). Înainte de examinarea valorii, este interzisă distrugerea documentelor (clauza 4.5 din Reguli).

În cazuri excepționale, prin decizia șefului organizației, dosarele cu perioade de stocare temporară (până la 10 ani inclusiv) sunt transferate în arhiva organizației conform inventarelor dosarelor, documentelor sau conform nomenclatorului dosarelor (clauza 4.2). din Reguli).

Astfel, documentele de arhivă ale unei organizații sunt inițial formate în toate diviziile sale structurale (în munca de birou), iar apoi, după o examinare a valorilor documentelor, sunt transferate în arhiva organizației pentru stocare sau distruse.

În fiecare unitate structurală a organizației, documente similare ca conținut și legate de aceeași problemă a activităților organizației sunt grupate în fișiere (unități de stocare) (clauzele 2.9, 3.3 din Reguli).

La formarea unui dosar este necesar să se respecte cerințele stabilite de clauza 4.20 din Reguli.

Conform clauzei 4.19 din Regulament, dosarele de păstrare permanentă și temporară (peste 10 ani), inclusiv cele pentru personal, finalizate prin muncă de birou, după încheierea anului calendaristic în care au fost deschise, se întocmesc în vederea transferului către arhiva organizației și sunt supuse înregistrării și descrierii.

În funcție de perioada de depozitare, se realizează înregistrarea totală sau parțială a cazurilor. Cazurile de perioade de depozitare permanente și temporare (peste 10 ani) și evidența personalului sunt supuse înregistrării complete.

Înregistrarea cazurilor pe hârtie prevede:

Legarea sau legarea documentelor de caz (documentele fără format sunt stocate în dosare sau cutii rigide închise) (clauza 4.21 din Reguli);

Numerotarea dosarelor (clauza 4.22 din Regulament);

Întocmirea unei foi de probă pentru cauză în forma stabilită prin Anexa nr. 8 la Regulament (clauza 4.23 din Regulament);

Întocmirea unui inventar intern al actelor cauzei (Anexa nr. 27 la Regulament) (clauza 4.30 din Regulament);

Designul capacului carcasei (Anexa nr. 28 la Regulament) (clauzele 4.24-4.29 din Regulament).

Cazurile sunt transferate în arhiva organizației conform inventarelor întocmite în diviziile structurale.

Din clauza 4.19 din Regulament rezultă că numai dosarele completate prin muncă de birou cu perioade de păstrare permanentă și temporară (peste 10 ani) și evidența personalului sunt supuse înregistrării complete (arhivare sau legare, numerotarea foilor dosarului, întocmirea unei foi). de probe pentru caz etc.) înainte de transferul în arhivele organizaţiei.

În ceea ce privește cazurile care conțin documente cu perioade de păstrare temporară (sub 10 ani), o astfel de procedură nu este stabilită prin Reguli. După cum rezultă din clauza 4.2 din Reguli, astfel de cazuri nu sunt transferate în arhivă. Ele sunt depozitate în diviziile structurale ale organizației și, la expirarea perioadei de depozitare, sunt supuse distrugerii în modul prescris. Singura excepție este atunci când, prin decizie a șefului organizației, dosarele cu perioade de stocare temporară (până la 10 ani inclusiv) sunt transferate în arhiva organizației. Apoi cazurile cu o perioadă de stocare de până la 10 ani sunt transferate în arhivă după sfârșitul anului calendaristic în care au fost deschise, iar astfel de cazuri sunt supuse înregistrării complete.

Astfel, în general, principala cerință pentru cazurile care conțin documente pentru care perioada de păstrare este mai mică de 10 ani este gruparea și înregistrarea acestora în conformitate cu procedura stabilită de clauza 4.20 din Reguli.

Conform acestei proceduri, înscrisurile se plasează în cazul în care, în conținutul lor, corespund titlului cauzei, fiind interzisă gruparea în dosare de redactare și dubletare a copiilor documentelor, precum și a documentelor care sunt supuse returnării. . Adică toate cazurile, indiferent de perioada de păstrare a documentelor în ele, trebuie să aibă un titlu.

La formarea unui caz, trebuie îndeplinite următoarele cerințe:

Documentele de stocare permanentă și temporară trebuie grupate în fișiere separate. Să observăm imediat că documentele de stocare temporară ar trebui grupate separat: în fișiere cu o perioadă de stocare mai mare de 10 ani; fișiere cu o perioadă de stocare de până la 10 ani inclusiv;

Includeți o copie a fiecărui document în dosar;

Gruparea documentelor din același an calendaristic într-un dosar;

Excepțiile sunt: ​​mutarea cazurilor; cauzele judiciare; dosarele personale care se formează pe toată perioada de activitate a unei persoane în organizație; acte ale organelor alese și ale comisiilor permanente ale acestora, grupuri de deputați, care se grupează în perioada de convocare; documentele organizațiilor de învățământ care se constituie în cursul anului universitar; documente de teatru care caracterizează activitățile scenice din cadrul stagiunii de teatru; dosare de filme, manuscrise, istorice medicale.

Comenzile pentru personal trebuie grupate în dosare în conformitate cu perioadele de păstrare stabilite pentru acestea;

Documentele din dosarele personale sunt aranjate în ordine cronologică pe măsură ce sunt primite;

Conturi personale de către salariile lucrătorii sunt grupați în cazuri separate și aranjați în ele alfabetic după nume, prenume și patronim.

O cutie de hârtie nu trebuie să conțină mai mult de 250 de coli cu o grosime de cel mult 4 cm.

În opinia noastră, documentele care nu sunt transferate în arhiva organizației (cu o perioadă de stocare de până la 10 ani inclusiv) pot fi grupate în ordine cronologică și capsate, de exemplu, în liane. În acest caz, folderul trebuie să conțină titlul cazului. Regulile nu conțin alte cerințe pentru astfel de cazuri. Această procedură nu contravine clauzei 6.4 din Regulamentul nr. 105.